Businessbloggen.se

Det spenderas mycket tid i möten på dagens arbetsplatser. Det gör att det är väldigt viktigt att vi gör dem så effektiva som möjligt. Att vara mötesledare är kanske inte så lätt alltid, men saken är att hur vi presterar på mötet ligger ofta till grund hur de andra på arbete uppfattar dig. Möten är nämligen den gång där alla samlas och får en insikt i hur du sköter dig. Det är därför det är så viktigt att vara professionell och se till att få fram resultat ur mötena.

Mötesplan

För att få ett framgångsrikt möte är det viktigt med planering. Först ska man alltid tänka på vad man vill ha ut av mötet, sen om man behöver ha hjälp av någon annan för att planera mötet. Sätt upp nåbara mål för mötet, de ska sedan ligga som grund för en effektiv mötesplan. Målen kommer också att bestämma vad det är ni måste fokusera på, mötes agendan och mötesdeltagarna.

Behöver ni ha ett möte?

Det här är en fråga som fler borde ställa sig innan de går in i Outlookens kalender och börjar boka in folk. När man har gjort klart mötesplanen så fundera en extra gång om det verkligen är ett möte som är det bästa sättet att lösa problemet. Det kanske går att maila ta det på telefon eller en web konferens. Tänk att själva mötet i sig måste bidra med något för att man ens ska ha det och inte att det bara är smidigt för dig.

Se till att det är rätt personer på mötet

Hör med alla deltagande att de kan vara med på mötet. Om det är så att någon inte kan deltaga då är det bättre att skjuta upp det än att hålla mötet utan de kritiska mötesdeltagarna. Skulle det vara att någon har ersatt den kritiska deltagaren, se då till att hon har befogenhet att fatta det nödvändiga besluten som behöver tas, annars skjut upp mötet.

Distribuera och gå igenom materialet innan mötet

Har ni varit med om att när ni har kommit till mötet har ni fått en hel lunta med papper och presentationer? Det tror jag att de flesta av oss har varit med om och alla vet att det betyder att det blir någon typ av gruppläsningen, knappast det bästa sättet att nå ett bra mötesresultat. Se till att ha alla papper, grafer, ekonomiska siffror och vad det nu kan vara klart och distribuerat senast 48 timmar innan mötet. De seriösa deltagarna i mötet kommer då ha läst igenom materialet och det kommer vara en nyckel för att mötet ska lyckas. En annan sak som också är bra att skicka ut i förväg är protokollet från det förra mötet.

Initiera mötet på ett effektivt sätt

Börja med att säga vad du förväntar dig av att ni ska komma fram till, även om det förhoppningsvis framgår av materialet du har skickat ut så är det ändå bra att börja med. En väldigt viktigt punkt att ta upp är också hur mycket tid ni har på er, kanske inte bara totalt men också ungefär hur lång tid du förväntar dig att varje punkt på din agenda förväntas att ta. Det kommer hjälpa deltagarna att vara effektiva och fokuserade.

Använd materialet

Har du skickat ut material i förväg så då till att det används under mötet, för det kommer leda till att deltagarna kommer att börja spendera mer tid med materialet innan mötena i fortsättningen.  Att man är noga med att skicka ut information innan mötet är också ett bevis på din förberedningsförmåga och ledarskap.

Ge alla deltagare en uppgift

Det är alltid några som sitter tyst på mötena sen finns det dem som ska synas och höras mest oavsett vad frågan gäller. Men det är viktigt att alla får en uppgift att göra istället för att det slutar med att ett fåtal av deltagarna får på sig allting. Man får mer uträttat om hela laget arbetar tillsammans och det kommer göra dem mer delaktiga i mötet.

Gör en uppföljningsplan

En av de absolut viktigaste sakerna med ett möte är att alla mötesdeltagare ska ha glasklart för sig:

• Vad den ska göra?
• När ska det vara klart?
• Vad räknas som att hennes del är klar?
• Att hon ska hålla en kort sammanfattning på nästa möte över vad hon har gjort

Skicka ut mötesprotokollet

Skicka ut din sammanfattning / protokoll tillsammans med vad alla ska göra inom 24 timmar. Deltagarna kommer vara mest effektiva om de börjar med det som de ska göra så fort som möjligt eftersom de har det fräscht i huvudet. En försening i utskicket skadar ditt resultat eftersom de flesta väntar på en summering innan de drar igång med att tackla sina åtaganden.

Jag tror att det finns väldigt mycket att hämta i effektivare möten för alla. Men om det är du som håller i mötet och följer de här punkterna så lovar jag att du kommer uppfattas som väldigt proffesionell och seriös.