Businessbloggen.se

En vän till mig berättade en gång att han funderade på att ge sina anställda en veckas ranson “mötessedlar”. Dessa “mötessedlar” skulle kunna bytas ut mot persontimmar i möten. Så, för att kunna schemalägga ett möte måste man kunna hosta upp motsvarande antal “mötessedlar”. Tanken var att detta skulle motverka långa ineffektiva möten.

Det var bara en idé. En långtifrån genomarbetad idé och jag är ganska övertygad om att han aldrig genomförde den. Men historien symboliserar ändå den frustration som råder kring “bortslösad tid” i möten. Personligen tycker jag att hans idé inte är så tokig.

Tänk på hur Internet har suddat ut alla sorters bristvara i våra liv, åtminstone när man pratar om tillgängligheten av folk och idéer. Vi kan E-maila vem som helst när som helst. Du kan snabbt göra dig synlig på någons radar genom ett litet sms och du kan få amazon att leverera nästan vad som helst till din dörr nästföljande morgon. Du kan ladda ner från miljontals filer på bara några ögonblick och i fall du har rätt redskap kan du få reda på nästan vilken fakta som helst på bara några sekunder.

Men vill vi människor verkligen bli lika tillgängliga som google och Wikipedia är? Vill vi att våra anställda när som helst ska vara beredda för vem som helst ? Min väns idé kanske inte var så tokig ändå. Tänk dig som ett exempel att E-mail som levereras till mer än en person skulle kosta någonting?

Hur arbetar du för att göra möten mer effektiva på din arbetsplats?

Nya börs VD:ar vet att skälet till att deras föregångare har fått lämna bolaget ofta beror på att aktien har underpresterat. Så det är väldigt frestande som ny VD att försöka boosta aktiekursen genom att addera några ören på vinsten per aktie. Men det kan vara fel enligt en artikel i månadens Harvard Business Review.

De menar istället att den viktigaste punkten borde vara att motivera organisationen att skapa mätbara långsiktiga mål för aktieägarna. (Appropå det så var det en bra artikel i veckans Economist om Wallenbergarna och hur de har klarat krisen bra, med tesen att familjebolag kan vara mer långsiktiga än andra.)

Från första dagen måste den nya ledaren sätta aktieägarnas intressen först etablera mål och regler som främjar värdeskapande. Det är bästa sättet att skapa grunden för att lyckas på lång sikt enligt deras studie som tittade på 16 VD:ar i stora amerikanska bolag. Harvard Business Review har intervjuat VD:ar som har mellan 2003 - 2008 har lyckats skapa minst 20 % årlig avkastning och kom fram till att fast de var i relativt olika typer av bolaget var receptet på framgång samma.

Ha modet att etablera värdeskapande som den ultimata måttet på framgång. Motstå trycket att skära ner R&D, marknadsföring eller liknande handlingar för att öka vinst / aktie utan att skapa värde.

Förstå exakt hur bolaget skapar värde. Blake Nordstrom insåg att det var nettomarginal avkastningen på lagerinvesteringar som drev värdetillväxten, så han spenderade 200 M USD för att förbättra lagersystemet på Nordstroms och på 4 år så gick lagret ner från 63 dollar till 52 dollar per kvadrat fot medans försäljningen ökade från 5.5 miljarder dollar till 7.1.

Håll cheferna ansvariga på långsiktig genom att ge dem bonus på hur det går för aktien över flera år. På Adobe, som har lyckats med 28 % avkastning de senaste åren så har cheferna endast 10 - 25 % i fast lön och resten är baserat på långsiktiga värdeökande mått.

Få igång företagets kärnverksamhet. Gör bolaget bäst på det de håller på med.

Håll noga koll på anställdas problem oavsett nivå. En CEO i Allegheny Energy i USA visste att han hade lyckat genomsyra hela bolaget med med målet för aktieägarna när han hörde en inhyrd vakt välkomna en analytiker med att säga “It is about time they raised the company’s credit rating”.

Första året är alltså paradoxalt. VD:n ska inte fokusera direkt på “vinsten / aktierna” men de måste snabbt skapa mätbara långsiktiga mål som är värdeskapande.

Lönesättning är inte ett helt självklart val, ska cheferna basera sina anställdas löner på individuell nivå eller på gruppnivå? Nya studier som jag har tagit del av visar att många har förbisett en viktig faktor när de har bestämt lönesystemet, nämligen nivån av tillit i gruppen. Det visar sig att grupper med låg tillit bör betalas baserat på individuell prestation.

Det kan bli en viktig lärdom för företag eftersom arbetsgrupper med låg tillit till varandra breder ut sig över arbetsplatserna. Dock hävdar många bolag fortfarande att det bästa sättet att skapa en team känsla och lagarbete är ett gruppbaserat lönesystem.

År 2005 hade så många som 85% av de 1000 största bolagen i USA gruppbaserade lönesystem. Men saken är den att gruppkänsla utvecklas mest om gruppen har en känsla av rättvisa, den känslan börjar nog och slutar många gånger på samma sätt nämligen hur rättvist belöningen fördelas. Studien som är gjord på Washington State University går så långt som att säga att människor till och med är villiga att tacka nej till potentiell högre lön om det på så sätt gör att de som är oförtjänta inte får något alls. Över tid har det visat sig att tillit brukar öka, men förtroendet för indviduella belöningssystem bestod, vilket tyder på att alla måste lita väldigt mycket på varandra innan de anställda vill ha ett gruppbaserat system. Jag har arbetat i organisationer som har haft de två olika lönesystemen och i en säljorganisation är det för mig en självklarhet att säljarna ska tjäna efter hur mycket man säljer. Visst det kan uppstå en viss rivaliet men det tror jag gynnar företaget i slutet. Det viktiga är att man är konsekvent i utvärderingarna och att det är en person som ansvarar för en bestämd grupp hellre än att det ska vara någon slags kommité av “tyckare”. Vad gäller lagspel så ska det uppmuntras och tryckas på vad varje indvid bidrar med till gruppen och hur gruppen i sin tur spelar en viktig roll i företagts framgång.

Tim Ferris har rest jorden runt, startat flera framgånsrika företag, varit med i flera TV-shower, vunnit flera elit kampsportstävlingar och slagit världsrekord. Allt detta vid enbart en ålder av 30 år. Jag frågar mig vad som är hemligheten?

I Tims bok “The 4-hour workweek” skriver om business och livet och förklarar därmed sina hemligheter. jag rekommenderar starkt boken. Om du vill ha några förhandstips så läs vidare nedan.

• Vi arbetar från 8-5 (och i många fall mer) därför att vi förväntas arbeta 45 timmar per vecka från 8-5,
• Vi är väldigt oproduktiva när vi är på arbetet. Hur många timmar spenderade du den här veckan i möten, svarande på e-mail eller surfandes på webben?
• Vi är upptagna med att arbeta hårt och sparar för pensionen när det vi egentligen ska göra är att fundera ut hur vi ska göra det vi vill göra just nu.
• Vi har alldeles för mycket information att ta oss igenom allt ifrån bloggar till e-mail

Vad Tim bland många andra saker föreslår är:

• Var mer produktiv. Kom till det klara med vad det är du gör när du inte arbetar (som bloggande, emailar eller läser bloggar och nyheter) och skär ner på det.
• Få mkt gjort på lite tid så att du får mer tid över för saker du gillar. Tim föreslår att du endast ska jobba en timme per dag
• Outsourca vad som helst och allting inkluderat dina ärenden
• Ta reda på vad som stimulerar dig så att du vet vad det är du vill göra
• Kolla dina emials endast två gånger per dag. Spendera den värdefulla tiden på morgonen till att göra det viktigaste du har på din agenda och läs sedan dina email.
• Sluta jobba kl 16. Spendera 16-17 på en aktivitet som du skulle göra i fall du var finansiellt oberoende.
• Arbeta hemifrån minst en dag i veckan

Har du någonsin funderat över varför vissa är så produktiva medan andra inte uppnår någonting? Vissa brukar förklara det med intelligens, hälsa, välstånd, tur, utbildning och familj. Det är inte rätt. Nyckeln till produktivitet är att ha mål, göra planer, vara flitig och ha tålamod. Och ända sättet att uppnå någon utav dessa metoder är att ha bra vanor.

Så här kommer några tips om hur du kan bli mer produktiv.

• MÅL: Ha mål i ditt liv. Sträva alltid efter att uppnå någonting.

• ORGANISERA: Skapa en plan för varje mål. Gör en lista med uppgifter att göra för varje plan.

• PRIORITERA: Bestäm viktighetsgraden för varje mål och dess uppgifter. Bestäm när varje uppgift måste vara klar och i vilken ordning. Fundera också över vilka uppgifter som verkligen inte är så viktiga och kan tas bort.

• SCHEMALÄGG: För varje plan, skapa ett schema när varje uppgift startar och när den ska vara klar. Det här betyder att du ska göra den första uppgiften först, sen den andra, sen den tredje osv . Hur du tar till vara på tiden är kritiskt eftersom det är det största hindret för produktivitet.

• VAR FLEXIBEL: var beredd på att omprioritera och ändra i schemat. En mindre viktig uppgift kan plötsligt bli mer viktig. Vet om när du ska sluta jobba på en uppgift även om den inte är färdig. Bli inte upprörd och grubbla över förändringar för länge.

• TA ANSVAR OCH SÖK LÖSNINGAR: Ha kontroll och ta ansvar för varje uppgift. Arbeta aktivt efter schemat. Sök efter lösningar på problem och hitta lösningarna innan problemen har vuxit sig för stora.

• FRÅGA OM HJÄLP: Var inte rädd för att fråga om hjälp. Delegera när det är möjligt.

• MÅLORIENTERAD: Börja, gör och slutför varje uppgift med målet i bakhuvudet. Reflektera över om du kan använda saker du upptäcker inom ett målområde till andra målområden.

• HÅLL FAST VID VAD DU SAGT: Håll åtaganden, speciellt de som är för dig själv.

• FÖRSTÅELSE: Det är svårt att nå mål på egen hand så var öppen och försök att förstå andras mål och planer

Den här checklistan  kommer hjälpa dig att leverera en fantastisk presentation. Listan har delvis tagits från boken Business Communications: “A cultural and strategic approach” by Michael J. Rouse and Sandra Rouse.

Presentationen

• Fångar din inledning objektiven och publiken?
• Följer du det här genom att tydligt definiera punkterna i presentationen?
• Är dessa huvudpunkter i en logisk ordning?
• Flyter punkterna?
• Behöver punkterna förklaras med hjälp av visuella hjälpmedel?
• Sammanfattar du din presentation i ditt slutförande?
• Är slutledningen/slutsatsen stark?
• Har du knutit an slutsatsen till inledningen?

Framställningssätt

• Är du kunnig på det område du pratar om?
• Har du dina städanteckningar i ordning?
• Var och hur kommer du att presentera? (inomhus, utomhus, sittande, stående etc)?
• Har du kontrollerat att dina visuella hjälpmedel fungerar och att du vet hur de fungerar

Utseende

• Säkerhetsställ att du är prydligt klädd och att ditt utseende svarar mot publikens förväntningar.
• Öva ditt tal stående (eller sittande om du vet att du ska sitta) och tänk på ditt kroppsspråk, till och med din hållning, båda kommer att bedömas av publiken.

Hjälpmedel

• Är dina visuella hjälpmedel lätta att läsa och förstå?
• Är de knutna till de huvudpunkter som du försöker förklara?
• Kan de ses lätt från rummets alla vinklar?