Businessbloggen.se

En av dina anställda kommer till dig för att utbyggnaden av den nya webbaserade produkten hon förvaltar ligger efter tidsplanen. Alla prototyper har skapats och beta testas, men hon har problem med att få den slutliga lösningen på plats. Tidsgränsen för projektet har förskjutits och förskjutits, och inga påminnelser hjälper för att få projektet klart.

Som hennes chef, vad ska du göra? Om din första instinkt är att föreslå en lösning, tänk igen.

Att erbjuda sina anställda ett svar på deras problem kan ofta vara det mest effektiva sättet att få saker gjorda. Men då är den kortsiktiga vinsten i skuggan av långsiktiga kostnader. Genom att ta den snabba vägen hindrar du din anställdas utveckling. Om din medarbetare ställs inför ett problem kan du svara på ett sätt som kommer att tillföra mycket mer värde. Nämligen att ställa de rätta frågorna och på så sätt hjälpa henne att hitta den bästa lösningen själv. Jag talar inte om bara några simpla frågor, utan frågor som inspirerar folk att tänka i nya banor, utöka sitt sortiment av vision, och ge dem möjlighet att bidra mer till organisationen.

Här finns en ram för att ställa de rätta frågorna vid rätt tillfälle för att skapa klarhet och enighet till dina anställda.

Det är lätt att klaga på chefen, på ekonomin eller på företagskulturen men det största hotet mot att vi ska lyckas är oss själva.

I fall du stenhårt börjar hålla de löften du ger dig själv så lovar jag dig att du kommer att vara en “annorlunda” person inom kort.

Jag lovar mig själv att träna tre gånger i veckan på gym

Jag lovar mig själv att läsa minst en bok relaterat till mitt arbete i halvåret

Jag lovar mig själv att resa minst en gång i halvåret

Det är lätt att bryta löften till sig själv. Det är lätt att hoppa över en träning eller två. Det är lätt att en resa inte blir av om man inte planerar osv

Varför är det lättare att hålla löften vi lovar andra?

Vad är viktigt för dig? Skriv ner vad du lovar dig själv och håll dessa löften och jag lovar att du kommer att se resultat. Det är lika illa, om inte värre, att svika sig själv som att svika andra.

Det tar bara ungefär tre sekunder innan en person har utvärderat dig när ni träffas för första gången. Personer formar sin åsikt om dig grundad på närvaro, kroppsspråk, manér, uppförande och hur du är klädd.

Det första intrycket kan vara svårt att ändra på vilket gör den första sammandrabbningen väldigt viktigt. Den sätter grunden för den framtida relationen. Det här blogginlägget ger ger dig några nyttiga tips för att skapa ett bra första intryck.

Kom i tid

Planera att komma några minuter i förväg för personen du ska träffa för första gången är inte intresserad av att höra dina ursäkter för att du var försenad. Att komma för tidigt är mycket bättre än att komma för sent och det är första steget till att skapa ett bra första intryck.

Var dig själv

I fall du känner dig obekväm och på helspänn kan det få till följd att den andra personen känner sig illa till mods och det är ett säkert sätt att skapa ett dåligt första intryck. I fall du i stället är lugn och självsäker så kommer den andra personen att känna sig lugn och du har då skapat en säker grund för att skapa ett bra första intryck. Se x för att få reda på hur du får ner adrenalinet i fall du känner dig stressad.

Presentera dig själv på ett korrekt sätt

Det sägs att en bild säger mer en tusen ord således säger bilden du presenterar en hel del om dig till den du träffar. Hjälper ditt yttre dig att skapa det rätta första intrycket?

Vi börjar med sätter du klär dig. Vilken är den korrekta klädseln för mötet eller evenemanget?I en affärsmiljö, vilken är den rätta affärsklädseln? Blazer, kavaj eller ledigt? Och fråga dig själv vad personen du kommer att möte troligtvis kommer att bära – i fall din kontakt arbetar inom media eller musikindustrin, kanske en kritstrecksrandig affärsklädsel inte anslår den rätta tonen.

Klädsel varierar också inom olika kulturer. Så se till att ta reda på vilka traditioner och normer som gäller där du är.

Andra saker att tänka på för de flesta affärssituationer och sociala tillställningar är en bra hårklippning eller rakning. Rena och städade kläder. En ordentlig och prydlig sminkning.

Ett vinnande leende

”Le och hela världen ler med dig” Ingenting går upp mot ett leende för att skapa ett bra första intryck. Ett varma och självsäkert leende kommer att få både dig och den du möter att känna er bekväma. Så leenden är ett vinnande koncept när det kommer till första intryck. Men ta det bara inte för långt. Personer som ler överdrivet kan kännas falska, sliskiga och alldeles för inställsamma.

Var öppen och självsäker

Tänk på ditt kroppsspråk. Sträck på dig, le (självklart), ha ögonkontakt, och stadiga handslag. Alla de här sakerna hjälper dig att signalera självsäkerhet och mod vilket får dig och den andra personen att känna er bättre till mods.

Det är naturligt att man ibland blir nervös när man ska träffa någon för första gången vilket kanske leder till svettningar  eller nervösa skratt. Genom att bli medveten och sina nervösa vanor är det lättare att försöka hålla dem i schack.

Kallprat

Konversationer baseras på att man ger och tar. Det kan hjälpa att ha förberett frågor och samtalsämnen innan man ska träffa någon. Eller ta några minuter och lär dig något om personen du ska träffa. Spelar hon golf? Arbetar han i någon välgörenhetsorganisation?

Vet du om något som ni har gemensamt? I så fall kan det vara ett bra sätt att starta en konversation och se till att hålla den flytande.

Var positiv

Din attityd skiner igenom i vad du än gör. Även om du får kritik eller är nervös så försök att signalera en positiv attityd. Sträva efter att lära någonting från mötet och att bidra åtminstone genom ett bra uppförande och ett leende.

Var tillmötesgående och närvarande

Se till att visa ditt bästa jag och stäng av mobilen. Vad skapar du för ett första intryck i fall du redan pratar med någon annan? Personen du möter förtjänar 100% av din uppmärksamhet. Mindre och du har inte skapat ett bra första intryck.

Sammanfattningsvis

Mycket verkar självklart men med några extra tankar och förberedelser så kan du finslipa ditt reflexmässiga jag och göra varje nytt möte inte bara bra utan extraordinärt!

Har tidigare rekommenderat Seth Godins blog. Nedan följer ytterligare ett utav hans fantastiska inlägg.

You Matter

Om man vill gå vidare mot en annan tjänst, bli befordrad helt enkelt, hur gör man?
Man börjar med att göra ett bra jobb såklart. Men jag har funderat lite och surfat omkring och hittat en hel del bra tips som man faktiskt kan göra själv för att hjälpa de som beslutar på vägen. I fall ni har ytterligare tips så kommentera gärna.

Visa dem vad du faktiskt har gjort
Förbered dokumentation som faktiskt visar vad du har åstadkommit och vilka idéer du har bidragit med. I fall din chef inte kan ta beslut själv i lönefrågor och annat så är detta också en hjälp för henne i hennes argumentation. Var noga med att efter varje avslutad uppgift/projekt/idé skriva ner för dig själv vad du har bidragit med. Det är lätt att glömma när tiden går…

Fråga efter mer ansvar
Genom att visa på att du är beredd att ta mer ansvar så visar du att du inte bara är ute efter ett fetare kontor och en högre lön. I fall din chef inte är redo att sätta dig i en ny position så är det här ett sätt att gradvis få mer och mer ansvar. Var bara noga med att se till att din lön matchar med ditt nya ansvar i fall dina uppgifter efter ett tag inte matchar med din arbetsbeskrivning.

Skapa dig ditt eget arbete
I fall du känner att dina kvalitéer är bättre lämpade för andra uppgifter och du kan argumentera för att det behövs en sådan position så skapa dig en ny position. I fall det inte skulle gå vägen så visar du i alla fall att du är kreativ och redo att gå vidare

Passa på att prata med din chef vid en informell tillställning
Folk tenderar att vara mer avslappnade och tillmötesgående när de inte är stressade och upptagna. Passa därför på att ta upp ämnet när du träffar din chef utanför jobbet. Det kan vara på en after work, företagspicknick eller vad som helst men lägg samtalet på rätt nivå. Börja på en lagom nivå och backa tillbaka om det verkar som att hon inte uppskattar samtalet.

Boka en ordentlig tid för ändamålet
I fall du ska ta upp ämnet på kontorstid är det ingen bra idé att ta det i förbifarten. Då riskerar du att inte få din chefs fulla uppmärksamhet och dessutom kanske hon är stressad och upptagen.  Försök så långt som möjligt undivka att avslöja meningen med mötet. Ett privat möte visar att du menar allvar.

Var inte för blyg för att skryta lite grann
Det är okej att skryta lite så länge det inte låter som att man skryter. Det är inget fel med att påminna din chef om de bra saker du faktiskt har gjort som han kanske har glömt. Att säga att du har gjort det, det och det och att det minnsan har lett till det, det och det är toppen. Men att säga att du är den bästa revisorn som finns i företaget är lite mindre övertalande. Glöm heller inte att det här handlar om dig så koncentrerar dig på dina positiva sidor och inte på andras negativa.

Hota och kräv inte
Var försiktigt med att inte få din förfrågan att låte som ett krav. Hota inte med att lämna företaget i fall du inte får som du vill. I fall du har blivit erbjuden ett annat jobb någon annanstans så ska du inte använda det som ett vapen till att få ett bättre kontrakt där du är nu. I fall du gör det kan det skada ditt rykte på bägge ställen. Kom i håg att hålla dig lugn även om du är less på ditt nuvarande arbete.

Se till att skaffa dig vänner högre upp
Det är en bra idé att prata med någon annan med inflytande som är beredd att backa upp dig innan du ber om befordran. Detta ger dig också fördelen att få en känsla av vad det finns för tänkbart jobb du kan göra så att du är säker på att det är det du vill. Efter du har fått en befordran gör detta också att du har någon att vända dig till om råd.

Var enastående
Sist men inte minst, handling väger tyngre än ord. Det bästa sättet att visa att du förtjänar en befordran är att verkligen skina där du befinner dig nu. Var också noga med att se till att du hjälper till att utveckla andra. Detta visar att du är redo att ta dig an en ledarroll samtidigt som du inte kan få följande citat kastat i ansiktet “Ledsen men jag har verkligen inte råd att förlora dig”

Till sist vill jag lägga till att ench chef är a och o. Upplever du inte att du har en stöttande chef som är beredd att hjälpa dig vidare i din karriär så kanske det är bättre att söka sig någon annanstans.

Många av Businessbloggen.se läsare har säkert läst boken “4 hour work week” av Tim Ferris. Boken är absolut läsvärd, men den är lite tjatig och några av hans argument håller helt enkelt inte. För er som inte har läst boken handlar den om att man i princip bara ska arbeta 4 timmar per vecka och istället ägna tiden åt det man tycker bättre om t ex att träna, måla, läsa en bok eller vad det kan tänkas vara. Detta hävdar han man kan åstadkomma genom att  “outsourca” så mycket som möjligt. Tim Ferris har tex en sekreterare i Indien som sköter det mesta åt honom och han hävdar att det är mer eller mindre gratis.

Problemet är att det inte är det, jag har tom kontaktat samma förmedlingstjänst som Tim Ferris anlitar nämligen “My man in India” som numera har en annan hemsida getfriday.com. Som ni kan se där har de en standard runt 15 USD / timme vilket med dagens dollarkurs motsvarar 115 spänn i timmen. Så det alternativet kan man direkt lägga ner eftersom man i dessa tider kan man hitta välutbildat folk i samma land till en billigare penning.

Jag tror dock väldigt mycket på konceptet med outsouring, dels för att slippa saker som jag verkligen inte tycker om att göra, t ex diskning, städning och tvättning, och på så sätt öka min livsklvalitet. Men Outsourcing kan man använda inom en rad olika områden. Säg som exempel att du ska lämna in en rapport som kan vara direkt avgörande för din karriär, skulle det då inte vara värt att lägga ner någon tusing på att någon professionell går ingenom ditt språk, din design och kanske ditt innehåll? En god vän till mig gjorde nyss detta, han hade skrivit en rapport på engelska och kände att rapporten var väldigt viktig och att hans chef och hans chefer skulle läsa den. Så han anlitade Paul McMillen som gick igenom språket. Även om rapporten var rätt bra skriven från början så blev den betydligt mycket bättre efter denna profesionella genomgång. Visst man måste betala det ur egen ficka men om det gör skillnaden mellan att man får den tjänst man alltid velat ha så kan det lätt vara värt det.

En snittlön som för den som jobbar på McDonalds kanske ligger på ca 80 spänn i timmen. Jag hörde häromdagen att för varje tjänst de har ute har de flera hundra som söker. Tänk då om man skulle kunna betala en student en liknande summa för att göra allt det där åt dig som man drar sig för och som alltid ligger där och gnager i bakhuvudet. Tex hämta saker på kemtvätten, posta brev, handla presenter, gå på systembolaget osv osv så att jag kan fokusera på det som är viktigt för mig privat och att jag kan göra ett ännu bättre arbete på jobbet.

Det handlar om att minimera de saker man tycker är mindre roligt och maximera de saker som är roliga och som betyder mycket. Detta gäller både på jobbet och hemma. Där börjar resan till framgång.

Du kommer inte att bli framgångsrik genom att hela tiden göra andra till viljes. Du kommer inte att bli framgångsrik genom att hela tiden prioritera andra framför dig själv.

Jag undrar alltså om du står upp för dig själv och vad som faktiskt är viktigt i ditt liv? Viktigt för just dig.

Vi är alla väldigt bra på att säga JA till saker. Men genom att säga JA till något så säger du faktiskt NEJ till något annat.

• Hur ditt liv skulle vara om du sa nej till andra och jag till dig själv lite oftare?

• Vad det kostar dig att säga JA till något när du egentligen inte vill?

Självrespekten är den viktigaste respekten av allt.

En annan del av självrespekt är att stå upp för sina åsikter och säga ifrån om du tycker att du har blivit orättvist behandlad. En balanserad och mogen människa står upp för sina åsikter och vågar säga ifrån om någon beter sig dumt. Genom att visa självrespekt så kommer du också att få mer respekt från andra.

Jag störde mig på att folk på vår avdelning inte kunde passa mötestider, men jag sa aldrig något. Jag satt bara där och väntade. Tänkte väl att jag som ung och ny inte kunde vara “stroppig” Sen fick vi en ny kollega som också störde sig på detta. Vid vårt andra gemensamma möte sa han “Bara så ni vet så kommer inte jag acceptera att folk inte kommer på utsatta mötestider. Jag tänker inte spendera min dyrbara tid genom att sitta och vänta på er” Respekt till honom. Det är självrespekt.

Varför är någon annans tid mer värd än din? Våga säga ifrån. Det spelar ingen roll om det är din chef eller någon annan. Du är viktigast. Våga säg ifrån!

Du är viktigast. Glöm aldrig det.

Jag kommer väl I håg ett samtal jag hade med en kursare strax före vi skulle ta examen. Det var dags. Det var dags att hitta ett arbete och att bli vuxen. Vi satt med en eller två flaskor rödvin och diskuterade livets mening.

“Egentligen är det enkelt” sa jag “Vaddå enkelt?” undrade hon. “Livet innehåller två uppdrag. Det handlar om att hitta två saker att älska. En person och ett jobb.”

Detta är fortfarande min övertygelse. Men därmed inte sagt att det är det enda i livet som är viktigt.

Jag kom att tänka på det där gamla samtalet när jag läste nedan tal av Steve Jobs till Stanford Graduates.

“Sometimes life hits you in the head with a brick. Don’t lose faith. I’m convinced that the only thing that kept me going was that I loved what I did. You’ve got to find what you love. And that is as true for your work as it is for your lovers. Your work is going to fill a large part of your life, and the only way to be truly satisfied is to do what you believe is great work. And the only way to do great work is to love what you do. If you haven’t found it yet, keep looking. Don’t settle. As with all matters of the heart, you’ll know when you find it. And, like any great relationship, it just gets better and better as the years roll on. So keep looking until you find it. Don’t settle.”

Är det viktigaste att veta vad man ska göra eller varför man gör det?

Jag har otroligt svårt att arbeta om jag inte vet vad det övergripande syftet är. Om jag inte har målet tydligt utstakat för mig så vet jag liksom inte var jag ska börja. Jag tror att det är många som håller med mig här. Jag är bra på att tänka kreativt och komma på nya idéer men det är värdelöst om jag inte vet vad det är jag ska uppnå.

Många anställda i företag har inte en aning om vad målen och visionerna är. Men det spelar inte så stor roll eftersom de vet vad de ska göra. De har tydliga rutiner och policies kring deras arbetsuppgifter och de förväntas utföra dem så snabbt som möjligt och med så lite variation som möjligt. Här är det viktigaste att veta vad man ska göra.

Men å andra sidan om processerna inte är väldefinerade är det nog viktigare att veta varför man gör någonting. Om någon frågar dig att utföra någonting som inte är tydligt definerat är det oerhört viktigt att veta varför uppgiften ska göras. I denna situation är det nämligen du som kommet att uppfinna processen, det är upp till dig att avgöra vilket som är bästa sättet att utföra det på.

Min slutsats är att det bästa såklart är att veta varför och vad som ska göras. Men jag inbillar mig att både “varför” och “vad” är mer eller mindre blurrigt i många företag.

En ledare ska i varje situation klara av att leverera antingen ett “vad” eller “varför”. Människor behöver veta varför något ska göras om processen inte är tydligt definierad eller få information om vad som ska göras om det finns sådana riktlinjer. Helst ska man veta båda.

För mig handlar time management först och främst om målsättning. Det blir nämligen svårt att planera och utnyttja sin tid maximalt om man inte vet vad det är man värdesätter, dvs vad man prioriterar. Detta gäller både privat och i arbetslivet. Ett team som inte vet den primära målsättningen är tenderar att fokusera och lägga för mycket tid på fel saker.

“Without goals, and plans to reach them, you are like a ship that has set sail with no destination.” Fitzhugh Dodson

När man har målen klara för sig handlar det om att organisera och att utföra saker och ting på effektivast och bästa tänkbara sätt. Det handlar om att ha ett system så att man inte behöver ha alla saker i skallen och inte behöva oroa sig för att man glömt något.

För ett tag sedan läste jag Maria Gustavssons gästinlägg på du och jobbet som handlade om hur hon använder post-it-lappar för sakerna på sin agenda. Hon hade post-.it-lappar över halva sitt skrivbord. En sak per lapp och när uppgiften var gjord slängde hon lappen. När skrivbordet var tomt var hon klar.

Jag började fundera över post-it lappar och har nu prövat en egen modell med post-it-lappar ett tag och måste säga att det inte är så dumt. Nedan ser ni min modell.

Jag använder en stor post-it lapp för varje “huvuduppgift” eller “projekt”. De mindre post-it-lapparna representerar de deluppgifter som krävs för att projektet ska bli klart. Jag skriver en mening eller två på varje liten deluppgiftslapp som beskriver “den action” som måste vidtas. Jag har en liten plats på min vägg på mitt kontor där jag sätter upp dessa lappar. Man kan använda modellen lite som det passar en bäst. Vissa projekt kanske har en tydlig ordningsföljd och då kan man markera lapparna med siffror. Andra uppgifter handlar mer om att få ett visst antal saker gjorda och ordningsföljden spelar mindre roll,då är det bara att posta upp.

Denna “post-it-modell” ger mig en klar överblick över samtliga min uppgifter. Överblicken gör det lättare att prioritera vad som bör göras och i vilken ordning. Dessutom är det en enorm tillfredsställese att plocka bort de där lapparna. En efter en…

Om någon ringer eller mailar som resulterar i en ny post-it-lapp går det smidigt att sätta upp den där den hör hemma. Jag rekommenderar er att pröva. Det är enkelt, bra och lite roligt.

Tack till Maria för att du inspirerade mig.