Content feed Comments Feed

Businessbloggen.se

Bloggen för framgång

Arkiv ‘Time management’ Category

Outsourca för tid och pengar

Postat av petter I June - 11 - 2009

Många av Businessbloggen.se läsare har säkert läst boken “4 hour work week” av Tim Ferris. Boken är absolut läsvärd, men den är lite tjatig och några av hans argument håller helt enkelt inte. För er som inte har läst boken handlar den om att man i princip bara ska arbeta 4 timmar per vecka och istället ägna tiden åt det man tycker bättre om t ex att träna, måla, läsa en bok eller vad det kan tänkas vara. Detta hävdar han man kan åstadkomma genom att  “outsourca” så mycket som möjligt. Tim Ferris har tex en sekreterare i Indien som sköter det mesta åt honom och han hävdar att det är mer eller mindre gratis.

Problemet är att det inte är det, jag har tom kontaktat samma förmedlingstjänst som Tim Ferris anlitar nämligen “My man in India” som numera har en annan hemsida getfriday.com. Som ni kan se där har de en standard runt 15 USD / timme vilket med dagens dollarkurs motsvarar 115 spänn i timmen. Så det alternativet kan man direkt lägga ner eftersom man i dessa tider kan man hitta välutbildat folk i samma land till en billigare penning.

Jag tror dock väldigt mycket på konceptet med outsouring, dels för att slippa saker som jag verkligen inte tycker om att göra, t ex diskning, städning och tvättning, och på så sätt öka min livsklvalitet. Men Outsourcing kan man använda inom en rad olika områden. Säg som exempel att du ska lämna in en rapport som kan vara direkt avgörande för din karriär, skulle det då inte vara värt att lägga ner någon tusing på att någon professionell går ingenom ditt språk, din design och kanske ditt innehåll? En god vän till mig gjorde nyss detta, han hade skrivit en rapport på engelska och kände att rapporten var väldigt viktig och att hans chef och hans chefer skulle läsa den. Så han anlitade Paul McMillen som gick igenom språket. Även om rapporten var rätt bra skriven från början så blev den betydligt mycket bättre efter denna profesionella genomgång. Visst man måste betala det ur egen ficka men om det gör skillnaden mellan att man får den tjänst man alltid velat ha så kan det lätt vara värt det.

En snittlön som för den som jobbar på McDonalds kanske ligger på ca 80 spänn i timmen. Jag hörde häromdagen att för varje tjänst de har ute har de flera hundra som söker. Tänk då om man skulle kunna betala en student en liknande summa för att göra allt det där åt dig som man drar sig för och som alltid ligger där och gnager i bakhuvudet. Tex hämta saker på kemtvätten, posta brev, handla presenter, gå på systembolaget osv osv så att jag kan fokusera på det som är viktigt för mig privat och att jag kan göra ett ännu bättre arbete på jobbet.

Det handlar om att minimera de saker man tycker är mindre roligt och maximera de saker som är roliga och som betyder mycket. Detta gäller både på jobbet och hemma. Där börjar resan till framgång.

Just post it! Få överblick och bli mer effektiv

Postat av kicki I May - 15 - 2009

För mig handlar time management först och främst om målsättning. Det blir nämligen svårt att planera och utnyttja sin tid maximalt om man inte vet vad det är man värdesätter, dvs vad man prioriterar. Detta gäller både privat och i arbetslivet. Ett team som inte vet den primära målsättningen är tenderar att fokusera och lägga för mycket tid på fel saker.

“Without goals, and plans to reach them, you are like a ship that has set sail with no destination.” Fitzhugh Dodson

När man har målen klara för sig handlar det om att organisera och att utföra saker och ting på effektivast och bästa tänkbara sätt. Det handlar om att ha ett system så att man inte behöver ha alla saker i skallen och inte behöva oroa sig för att man glömt något.

För ett tag sedan läste jag Maria Gustavssons gästinlägg på du och jobbet som handlade om hur hon använder post-it-lappar för sakerna på sin agenda. Hon hade post-.it-lappar över halva sitt skrivbord. En sak per lapp och när uppgiften var gjord slängde hon lappen. När skrivbordet var tomt var hon klar.

Jag började fundera över post-it lappar och har nu prövat en egen modell med post-it-lappar ett tag och måste säga att det inte är så dumt. Nedan ser ni min modell.

post_it

Jag använder en stor post-it lapp för varje “huvuduppgift” eller “projekt”. De mindre post-it-lapparna representerar de deluppgifter som krävs för att projektet ska bli klart. Jag skriver en mening eller två på varje liten deluppgiftslapp som beskriver “den action” som måste vidtas. Jag har en liten plats på min vägg på mitt kontor där jag sätter upp dessa lappar. Man kan använda modellen lite som det passar en bäst. Vissa projekt kanske har en tydlig ordningsföljd och då kan man markera lapparna med siffror. Andra uppgifter handlar mer om att få ett visst antal saker gjorda och ordningsföljden spelar mindre roll,då är det bara att posta upp.

Denna “post-it-modell” ger mig en klar överblick över samtliga min uppgifter. Överblicken gör det lättare att prioritera vad som bör göras och i vilken ordning. Dessutom är det en enorm tillfredsställese att plocka bort de där lapparna. En efter en…

Om någon ringer eller mailar som resulterar i en ny post-it-lapp går det smidigt att sätta upp den där den hör hemma. Jag rekommenderar er att pröva. Det är enkelt, bra och lite roligt.

Tack till Maria för att du inspirerade mig.

Konsten att säga “Nej tack”

Postat av petter I March - 18 - 2009

Varför är det så svårt att säga nej? Var kommer den här viljan ifrån att alltid vara alla till lags? Det är nog grundat i att vi människor vill vara omtyckta, men blir vi mer omtyckta för att vi alltid säger ja? Knappast.

Min erfarenhet är att de som alltid säger ja är de som mår sämst på jobbet. De är de personerna som tar med sig jobbet hem och ligger vakna på nätterna. De är de personerna som får göra mest “skitgöra” och de tråkigaste uppgifterna.  Jag tyckte Kicki hade en riktigt bra poäng i ett tidigare inlägg i samma anda:

“Ponera följande: Du säger ja till att göra en massa saker och plikttrogen som du är ser du till att få dem gjorda vilket resulterar i att du inte har den tid du behöver till dina viktiga projekt. Din situation blir att du hela tiden hjälper andra i deras projekt samtidigt som du endast har tid att leverera endast godkända resultat i din egna. Värdesätter din chef tiden du lägger ner? Troligtvis inte. Chefen ser det du levererar vilket i det här fallet är halvmediokra resultat.”

Känner du igen dig? I så fall är det hög tid att du vänder på steken och börjar säga Nej.

Vad kan du uppnå genom att säga nej?

  • Respekt, personer i din omgivning kommer genast att se på dig på ett annat sätt
  • Mer tid över att fokusera på de projekten du brinner för (roligare jobb)
  • Bättre resultat i det du förtar dig och därmed erkännande (det är kvalitet som räknas inte kvantitet)
  • Bättre självkänsla
  • Minskar risken att du bränner ut dig

Framgång helt enkelt.

Så tänkt dig för både en och två gånger till vad du säger Ja till nästa gång. Är det något som gynnar dig eller blir du bara utnyttjad för att du är för snäll?

Säg nej till brådskande oviktiga saker

Postat av kicki I March - 1 - 2009

Tar du på dig för mycket? Ser du till att alltid finnas till hands för dina kollegor och kunder? Känner du empati och har hjärtat med dig i arbetet du utför? Är du helt enkelt för snäll?

Jag säger inte att dessa inte är bra egenskaper men risken att bli utnyttjad är stor. Folk i din omgivning kommer att se dig som den som alltid kan kompromissa och aldrig säger nej. Tro mig, dina arbetskamrater, chef och kunder utnyttjar detta beteende. Får du någonting extra betalt för det arbete du utför? Troligtvis inte. Ingen kommer att tacka dig för din vilja att ställa upp och hjälpa till. Om du vill klättra i karriären kan detta beteende snarare stjälpa än hjälpa dig. Ponera följande: Du säger ja till att göra en massa saker och plikttrogen som du är ser du till att få dem gjorda vilket resulterar i att du inte har den tid du behöver till dina viktiga projekt. Din situation blir att du hela tiden hjälper andra i deras projekt samtidigt som du endast har tid att leverera endast godkända resultat i din egna. Värdesätter din chef tiden du lägger ner? Troligtvis itne. Chefen ser det du levererar vilket i det här fallet är halvmediokra resultat.

Vem blir befordrad nästa gång? Du som har velat vara alla till lags med presterat halvmediokra resultat eller den som har presterat utöver det vanliga i allt denna företagit sig? Och om man bortser från titlarna, hur kul känns det egentligen att hela tiden lämna i från säga saker som man inte känner sig riktigt nöjd med? Kan du känna att du bidrar med värde till företaget på det sättet?

Jag tror du vet svaret. Börja säga nej.

Hur bryter man mönstret?

Mitt tips är att börja med att sluta göra de brådskande men oviktiga sakerna. Dave Pollard har på sin blog how to save the world ett riktigt bra inlägg om hur man slutar göra de oviktiga och brådskande sakerna. Han ger tre tips men det var ett som jag verkligen fastnade för

Lower others’ expectations: Essentially you need to train other people not to give you urgent unimportant tasks, and, when they do, not to expect you to do them. My disease gave me an easy excuse to do this, but I’ve been amazed how quickly people catch on to your becoming ‘unreliable’ at doing unimportant tasks and lowering their expectations of you without animosity or other serious consequences. It’s easier to get out of non-essential meetings than you might think (and you might even be able to persuade your company to make all meeting attendance optional).”

Varför ska du göra någon annans “skitgöra” ? Säg nej till de oviktiga och brådskande sakerna och få mer tid till dina prioriterade projekt.

Time management tips

Postat av kicki I February - 10 - 2009

“I fall jag bara kunde få en timme extra varje dag för att komma i kapp”

Hur många har inte önskat det? Och med tanke på familjetaganden och allt ökande krav på att göra mer på arbetet är det ingen överraskning att folk önskar att de hade längre dagar och veckor.

Jag har läst en hel del litteratur kring time management för att bli bättre på att maximera min tid och här kommer en del utvalda tips.

Planera din dag: Gör en lista med mål som du vill uppnå varje dag så att du fokuserar på de saker som du får ut mes utav och undviker att slösa tid.

Planera även nöje och vila: Du behöver tid för att koppla av så avsätt tid för tv-tittande, surfande, videospel eller vad du nu tycker om att göra som avkoppling varje vecka. I fall du tycker om TV så är en digital video ett måste. Med den kan du spela in de program du vill se och titta på dem när det passar dig och dessutom spara tid genom att spola dig igenom reklamen.

Maximera väntetid: Ta med dig någonting att göra när du t ex står i matkön eller väntar på tandläkaren. Det gör dig betydligt mer effektiv än att läsa “hänt extra”

Ät rätt: I fall du inte tar hand om dig själv kommer du inte att må bra och då blir du mindre produktiv.

Sov tillräckligt: Många för felet att försöka förlänga dagen genom att sova mindre. I fall du är trött arbetar du långsammare och får därmed mindre gjort. Så du tjänar på att sova ordentligt och i stället vakna upp full av energi.

Använd en alarmklocka: En liten alarmklocka kan hjälpa dig att hålla schemat. Jag tycker detta är mer effektivt än att  t ex säga att jag får surfa fram till kl 10.00 sen ska jag börja med mitt nästa blogginlägg. Eftersom klockan ringer så behöver jag inte besvära mig med att titta på klockan.

Använd din pendlingstid: Använd din tid i bilen till att lyssna på ljudböcker. I fall du använder kommunala transportmedel läs en bok, arbeta på din laptop eller lyssna på ljudböcker eller podcasts på din MP3 spelare.

Sist men inte minst: Ta inte time management på alltför stort allvar. Gör en sak i taget och bli inte stressad. Vissa människor kan spendera så mycket tid på olika system kring time management att de spenderar mer tid på att planera än på att faktiskt göra saker. Små förbättringar varje dag kan ge höga resultat på sikt.

Det här mötet kommer att kosta

Postat av kicki I January - 28 - 2009

En vän till mig berättade en gång att han funderade på att ge sina anställda en veckas ranson “mötessedlar”. Dessa “mötessedlar” skulle kunna bytas ut mot persontimmar i möten. Så, för att kunna schemalägga ett möte måste man kunna hosta upp motsvarande antal “mötessedlar”. Tanken var att detta skulle motverka långa ineffektiva möten.

Det var bara en idé. En långtifrån genomarbetad idé och jag är ganska övertygad om att han aldrig genomförde den. Men historien symboliserar ändå den frustration som råder kring “bortslösad tid” i möten. Personligen tycker jag att hans idé inte är så tokig.

Tänk på hur Internet har suddat ut alla sorters bristvara i våra liv, åtminstone när man pratar om tillgängligheten av folk och idéer. Vi kan E-maila vem som helst när som helst. Du kan snabbt göra dig synlig på någons radar genom ett litet sms och du kan få amazon att leverera nästan vad som helst till din dörr nästföljande morgon. Du kan ladda ner från miljontals filer på bara några ögonblick och i fall du har rätt redskap kan du få reda på nästan vilken fakta som helst på bara några sekunder.

Men vill vi människor verkligen bli lika tillgängliga som google och Wikipedia är? Vill vi att våra anställda när som helst ska vara beredda för vem som helst ? Min väns idé kanske inte var så tokig ändå. Tänk dig som ett exempel att E-mail som levereras till mer än en person skulle kosta någonting?

Hur arbetar du för att göra möten mer effektiva på din arbetsplats?

Läs Tims bok och förändra ditt liv

Postat av kicki I January - 24 - 2009

Tim Ferris har rest jorden runt, startat flera framgånsrika företag, varit med i flera TV-shower, vunnit flera elit kampsportstävlingar och slagit världsrekord. Allt detta vid enbart en ålder av 30 år. Jag frågar mig vad som är hemligheten?

I Tims bok “The 4-hour workweek” skriver om business och livet och förklarar därmed sina hemligheter. jag rekommenderar starkt boken. Om du vill ha några förhandstips så läs vidare nedan.

  • Vi arbetar från 8-5 (och i många fall mer) därför att vi förväntas arbeta 45 timmar per vecka från 8-5,
  • Vi är väldigt oproduktiva när vi är på arbetet. Hur många timmar spenderade du den här veckan i möten, svarande på e-mail eller surfandes på webben?
  • Vi är upptagna med att arbeta hårt och sparar för pensionen när det vi egentligen ska göra är att fundera ut hur vi ska göra det vi vill göra just nu.
  • Vi har alldeles för mycket information att ta oss igenom allt ifrån bloggar till e-mail

Vad Tim bland många andra saker föreslår är:

  • Var mer produktiv. Kom till det klara med vad det är du gör när du inte arbetar (som bloggande, emailar eller läser bloggar och nyheter) och skär ner på det.
  • Få mkt gjort på lite tid så att du får mer tid över för saker du gillar. Tim föreslår att du endast ska jobba en timme per dag
  • Outsourca vad som helst och allting inkluderat dina ärenden
  • Ta reda på vad som stimulerar dig så att du vet vad det är du vill göra
  • Kolla dina emials endast två gånger per dag. Spendera den värdefulla tiden på morgonen till att göra det viktigaste du har på din agenda och läs sedan dina email.
  • Sluta jobba kl 16. Spendera 16-17 på en aktivitet som du skulle göra i fall du var finansiellt oberoende.
  • Arbeta hemifrån minst en dag i veckan

13 steg att bli mer produktiv

Postat av kicki I January - 22 - 2009

Har du någonsin funderat över varför vissa är så produktiva medan andra inte uppnår någonting? Vissa brukar förklara det med intelligens, hälsa, välstånd, tur, utbildning och familj. Det är inte rätt. Nyckeln till produktivitet är att ha mål, göra planer, vara flitig och ha tålamod. Och ända sättet att uppnå någon utav dessa metoder är att ha bra vanor.

Så här kommer några tips om hur du kan bli mer produktiv.

  • MÅL: Ha mål i ditt liv. Sträva alltid efter att uppnå någonting.
  • ORGANISERA: Skapa en plan för varje mål. Gör en lista med uppgifter att göra för varje plan.
  • PRIORITERA: Bestäm viktighetsgraden för varje mål och dess uppgifter. Bestäm när varje uppgift måste vara klar och i vilken ordning. Fundera också över vilka uppgifter som verkligen inte är så viktiga och kan tas bort.
  • SCHEMALÄGG: För varje plan, skapa ett schema när varje uppgift startar och när den ska vara klar. Det här betyder att du ska göra den första uppgiften först, sen den andra, sen den tredje osv . Hur du tar till vara på tiden är kritiskt eftersom det är det största hindret för produktivitet.
  • VAR FLEXIBEL: var beredd på att omprioritera och ändra i schemat. En mindre viktig uppgift kan plötsligt bli mer viktig. Vet om när du ska sluta jobba på en uppgift även om den inte är färdig. Bli inte upprörd och grubbla över förändringar för länge.
  • TA ANSVAR OCH SÖK LÖSNINGAR: Ha kontroll och ta ansvar för varje uppgift. Arbeta aktivt efter schemat. Sök efter lösningar på problem och hitta lösningarna innan problemen har vuxit sig för stora.
  • FRÅGA OM HJÄLP: Var inte rädd för att fråga om hjälp. Delegera när det är möjligt.
  • MÅLORIENTERAD: Börja, gör och slutför varje uppgift med målet i bakhuvudet. Reflektera över om du kan använda saker du upptäcker inom ett målområde till andra målområden.
  • HÅLL FAST VID VAD DU SAGT: Håll åtaganden, speciellt de som är för dig själv.
  • FÖRSTÅELSE: Det är svårt att nå mål på egen hand så var öppen och försök att förstå andras mål och planer

About Us

Vi på Businessbloggen.se tror att du älskar att jobba och vill göra karriär. Samtidigt som du tycker att det är viktigt att hinna med familj och roliga fritidsaktiviteter. Varje dag måste vi prestera på jobbet, hemma och i samhället. Det gäller att göra varje prestation anmärkningsvärd, den typen av utförande som får publiken att klappa efter mer. Livet är helt enkelt en föreställning och du måste bemästra den för att kunna uppfylla dina drömmar. Den kan vara i talarstolen, hemma eller i mötesrummet, den här sidan kommer att hjälpa dig göra en enastående föreställning. Du kommer att få stående ovationer.