Businessbloggen.se

En av dina anställda kommer till dig för att utbyggnaden av den nya webbaserade produkten hon förvaltar ligger efter tidsplanen. Alla prototyper har skapats och beta testas, men hon har problem med att få den slutliga lösningen på plats. Tidsgränsen för projektet har förskjutits och förskjutits, och inga påminnelser hjälper för att få projektet klart.

Som hennes chef, vad ska du göra? Om din första instinkt är att föreslå en lösning, tänk igen.

Att erbjuda sina anställda ett svar på deras problem kan ofta vara det mest effektiva sättet att få saker gjorda. Men då är den kortsiktiga vinsten i skuggan av långsiktiga kostnader. Genom att ta den snabba vägen hindrar du din anställdas utveckling. Om din medarbetare ställs inför ett problem kan du svara på ett sätt som kommer att tillföra mycket mer värde. Nämligen att ställa de rätta frågorna och på så sätt hjälpa henne att hitta den bästa lösningen själv. Jag talar inte om bara några simpla frågor, utan frågor som inspirerar folk att tänka i nya banor, utöka sitt sortiment av vision, och ge dem möjlighet att bidra mer till organisationen.

Här finns en ram för att ställa de rätta frågorna vid rätt tillfälle för att skapa klarhet och enighet till dina anställda.

För att bli framgångsrik måste man agera professionellt. Att tacka för sig och följa upp är en viktigt ingrediens i detta.

Thank you notes är ett vanligt befrepp i USA men jag känner inte till något motsvarande svenskt begrepp.

Det uppskattas alltid att skicka ett kort litet mail och tacka för mötet, lunchen eller vad det nu kan vara.

Genom att skicka dessa korta små meddelanden kommer du att uppfattas som professionell och trevlig.  Ta alltid för vana att följa upp dina möten.

Här kan du få inspiration.

Det tar bara ungefär tre sekunder innan en person har utvärderat dig när ni träffas för första gången. Personer formar sin åsikt om dig grundad på närvaro, kroppsspråk, manér, uppförande och hur du är klädd.

Det första intrycket kan vara svårt att ändra på vilket gör den första sammandrabbningen väldigt viktigt. Den sätter grunden för den framtida relationen. Det här blogginlägget ger ger dig några nyttiga tips för att skapa ett bra första intryck.

Kom i tid

Planera att komma några minuter i förväg för personen du ska träffa för första gången är inte intresserad av att höra dina ursäkter för att du var försenad. Att komma för tidigt är mycket bättre än att komma för sent och det är första steget till att skapa ett bra första intryck.

Var dig själv

I fall du känner dig obekväm och på helspänn kan det få till följd att den andra personen känner sig illa till mods och det är ett säkert sätt att skapa ett dåligt första intryck. I fall du i stället är lugn och självsäker så kommer den andra personen att känna sig lugn och du har då skapat en säker grund för att skapa ett bra första intryck. Se x för att få reda på hur du får ner adrenalinet i fall du känner dig stressad.

Presentera dig själv på ett korrekt sätt

Det sägs att en bild säger mer en tusen ord således säger bilden du presenterar en hel del om dig till den du träffar. Hjälper ditt yttre dig att skapa det rätta första intrycket?

Vi börjar med sätter du klär dig. Vilken är den korrekta klädseln för mötet eller evenemanget?I en affärsmiljö, vilken är den rätta affärsklädseln? Blazer, kavaj eller ledigt? Och fråga dig själv vad personen du kommer att möte troligtvis kommer att bära – i fall din kontakt arbetar inom media eller musikindustrin, kanske en kritstrecksrandig affärsklädsel inte anslår den rätta tonen.

Klädsel varierar också inom olika kulturer. Så se till att ta reda på vilka traditioner och normer som gäller där du är.

Andra saker att tänka på för de flesta affärssituationer och sociala tillställningar är en bra hårklippning eller rakning. Rena och städade kläder. En ordentlig och prydlig sminkning.

Ett vinnande leende

”Le och hela världen ler med dig” Ingenting går upp mot ett leende för att skapa ett bra första intryck. Ett varma och självsäkert leende kommer att få både dig och den du möter att känna er bekväma. Så leenden är ett vinnande koncept när det kommer till första intryck. Men ta det bara inte för långt. Personer som ler överdrivet kan kännas falska, sliskiga och alldeles för inställsamma.

Var öppen och självsäker

Tänk på ditt kroppsspråk. Sträck på dig, le (självklart), ha ögonkontakt, och stadiga handslag. Alla de här sakerna hjälper dig att signalera självsäkerhet och mod vilket får dig och den andra personen att känna er bättre till mods.

Det är naturligt att man ibland blir nervös när man ska träffa någon för första gången vilket kanske leder till svettningar  eller nervösa skratt. Genom att bli medveten och sina nervösa vanor är det lättare att försöka hålla dem i schack.

Kallprat

Konversationer baseras på att man ger och tar. Det kan hjälpa att ha förberett frågor och samtalsämnen innan man ska träffa någon. Eller ta några minuter och lär dig något om personen du ska träffa. Spelar hon golf? Arbetar han i någon välgörenhetsorganisation?

Vet du om något som ni har gemensamt? I så fall kan det vara ett bra sätt att starta en konversation och se till att hålla den flytande.

Var positiv

Din attityd skiner igenom i vad du än gör. Även om du får kritik eller är nervös så försök att signalera en positiv attityd. Sträva efter att lära någonting från mötet och att bidra åtminstone genom ett bra uppförande och ett leende.

Var tillmötesgående och närvarande

Se till att visa ditt bästa jag och stäng av mobilen. Vad skapar du för ett första intryck i fall du redan pratar med någon annan? Personen du möter förtjänar 100% av din uppmärksamhet. Mindre och du har inte skapat ett bra första intryck.

Sammanfattningsvis

Mycket verkar självklart men med några extra tankar och förberedelser så kan du finslipa ditt reflexmässiga jag och göra varje nytt möte inte bara bra utan extraordinärt!

Kommunikation är viktigt. Hur pass bra du är på att kommunicera kan få en betydande roll i ditt liv vare sig det handlar om din partner, dina kollegor eller vänner. I fall du kan inspirera och motivera andra med din kommunikation så kommer det att göra ditt liv mycket mera framgångsrikt. Det är alltså oerhört viktigt att jobba på att bli bättre på att kommunicera.

Att lyssna är en viktig del av kommunikation. Här kan ni läsa några tips kring hur ni blir en bättre lyssnare.

I dag tänkte jag ge ett specifikt tips som jag gjorde till min uppgift att tänka på under förra veckan som gick. Lyssna och Pausa innan du  pratar. När du lyssnar på någon så tror jag det är en bra idé att vänta lite innan du börjar prata. Ofta har nämligen inte den andra personen pratat klart. I fall du avvaktar lite så tror jag det signalerar att du verkligen lyssnar. I fall du låter det vara tyst några sekunder så säkerhetsställer du också att den andra personen har fokus på när du pratar.

Som sagt, förra veckan var min övning att verkligen tänka på detta. Det är svårt att säga om det gav resultat eller inte. Det är ju inte direkt så att någon kommer med feedbacken “jag uppskattade verkligen att jag fick prata klart” Men jag tror att det är alla dessa små saker som på sikt kan göra att vi utvecklas i vår kommunikation.

Däremot kan jag bli uppretad när någon annan hinner före med en bra kommentar som jag hade på lut bara för att jag fokuserarade på att verkligen lyssna klart innan jag svarade. Men på lång sikt tror jag det verkligen lönar sig att respektera den som pratar. Om ni bara är två som kommunicerar är det definitivt ett hett tips.

KOMMUNIKATION och FOKUS är viktiga ord för mig. Med dessa två kan du åstadkomma mycket, både som individ och ledare. Nedan kommer lite lösa tankar kring dessa två ord. Hoppas ni kan hitta inspiration och ett sammanhang i dem. Kommentera gärna med era tankar kring ämnet.

FOKUS

Vad är viktigt? Vad måste jag ha fokus på idag?

Nu gäller det att jag fokuserar på vad han har att säga

Fokusera nu på att få det här klart

Fokusera nu på att limma den här bollen kring flagg, resen kan du tänka på sen

Fokuserar du på det du läser nu?

Är du en chef eller ledare? Ställ dig följande fråga.

1) Fokuserar och pratar dina medarbetare om de mest viktiga sakerna, de objektiv som kommer att hjälpa er att nå era mål?

Om de inte gör det, vad beror det på? Som ledare har du en möjlighet att skapa en kommunikation som tar er framåt.

Här kommer en ännu mer utmanande fråga.

2) Vet du vad du vill att folk ska prata och fundera kring?

I fall du inte kan svara på den frågan är den första ganska meningslös.

Jag inbillar mig att dessa frågor är ganska fundamentala. Om jag ska leda andra mot ett mål måste ju både jag och de veta vilket målet är. Inga tveksamheter får finnas. Och sedan?

Det man tänker och gör blir man. Om anställda hela tiden gör och resonerar kring målet så kommer de att nå dit. Men ibland tror jag det är lätt att tappa fokus. Vad ska jag prioritera? Vad är viktigt?

Här kommer en liten övning, något som jag har funderat kring de senaste veckorna och som jag hoppas kan inspirera er till att sätta fokus på det som är viktigt och bli bättre på att kommunicera det.

1)      Bestäm den viktigaste frågan, utmaningen eller målet som ert team står inför,

2)      Gör det till budskapet för dagen

3)      Hitta sätt att kommunicera och dela med dig av det budskapet flera gånger per dag.

Jag tror att framgång handlar mycket av att lära från andra. Att lära från andras misstag och att inte behöva uppfinna hjulet igen.

I boken what got you here won’t get you there skriver Marshall Goldsmith att “80% percent of our success in learning from other people is based upon how well we listen”

Med andra ord är framgång eller misslyckande mer eller mindre bestämt innan vi handlar.

För att lära av andra måste vi alltså kunna lyssna

Problemet med lyssnade tror jag är att vi ser på det som att vi inte behöver göra någonting. Du sitter där och väntar på att någon ska prata klart. Här har vi mycket att lära om vi vill bli framgångsrika. Goda lyssnare ser på lyssnandet som en krävande uppgift. Marshall framhäver tre saker som en god lyssnare gör

• De tänker innan den talar
• De lyssnar med respekt
• Innan de säger något ställer de sig frågan “Är det värt det?”

Att tänka innan du talar

Att vara tyst är ett aktivt val och att vara tyst är väldigt svårt för många. När vi är arga tenderar vi att prata. När vi är chockade, tenderar vi att prata När vi är upprörda, har vi ett behov att prata. Genom att tänka efter innan du pratar minimerar du risken att säga något du kommer att ångra och genom att ta ett ögonblick innan du talar har du också möjligheten att formulera det du vill säga på ett bra och övertygande sätt. Lyssnande innehåller två delar, en del där vi lyssnar och en del där vi pratar. Hur vi pratar och när bestämmer hur vi uppfattas som lyssnare. Två sidor av samma mynt kan man säga.

Att lyssna med respekt

Har detta hänt dig? Du läser en bok eller kanske tittar på tv medan någon annan pratar till dig och plötsligt får du höra “men du lyssnar ju inte på mig” Du tittar upp och säger “Jo det gör jag” och så försöker du med alla medel faktiskt bevisa att du lyssnade. Fel, du lyssnade inte.

Var det smart att försöka göra flera saker samtidigt? Nej. Tycker din sambo eller kompis bättre om dig nu? Knappast. Det är detta som händer om vi lyssnar utan att visa respekt. Lyssna på ett sätt som får folk att känna att de är den enda personen i rummet!

Är det värt det?

Lyssnande kräver också att vi ställer oss en fråga innan vi talar. Är det värt det? Problemet med att lyssna är att vi är halvt upptagna med att fundera på vad vi ska säga härnäst. Jag vet inte hur många gånger jag har suttit i möten och har kommit på mig själv med att jag inte lyssnar utan sitter och letar efter något smart att säga. Man riskerar härmed två saker, att inte förstå budskapet någon försöker föra fram och att den som talar ska bli irriterad när du avbryter. Genom att ställa dig frågan “Är det värt det?” får dig att tänka på hur den andra personen uppfattar dig, vad personen kommer att göra efteråt och hur personen kommer att bete sig nästa gång du talar. Det handlar lite grann om att väja sina strider.

Tänk efter innan du talar, lyssna med respekt och ställ frågan “Är det värt det?”

När du lyssnar gör det på ett sätt så att den som pratar upplever att hon är den enda personen i rummet.
Dagens övning: Reflektera över hur du lyssnar

Ingen har missat att social media tar allt större plats. Många säger att det är framtiden. Twitter har funnits i mina tankar ett tag. Är detta något jag bör pröva? Kan detta vara något för businessbloggen? Jag har frågat runt lite hur ledare (vi skriver mycket om ledarskap) kan utnyttja twitter och här kommer sammanfattningen

1)Dela tankar

2) Dela reflektioner

3) Dela citat som inrpirerar

4)Dela med sig av erfarenheter

5)Hjälpa människor fokusera på strategi och målsättningar

6) Ställa en reflekterande fråga

7)Hjälpa till att bygga en gemenskap

8)Skapa teamkänsla i ditt team

9) fråga efter och få feedback

10) hålla koll på konkurrenterna och på vad som händer inom ditt område

11) Öva på att konkretisera ditt tänkande och kommunicera det

12) Stimulera kreatvitet

Hm…många av punkterna ovan för mig är utmärkta exempel på kommunikation, ledarkskap och få människor att känna sig delaktiga på ett lättsamt sätt.

Även om jag har varit frågande till twitter kanske det är något bra. Businessbloggen.se hävdar dessutom att det alltid är värdefullt att pröva nya saker och hänga med. Vi har därför beslutat att gå in i denna intressanta värld och utforska dess möjligheter. Att utforska möjligheter är ju trots allt en del av framgång. Vi lovar såklart att dela med oss av vad vi lär oss under resan. Eftersom vi är ny i twittersvängen så tar vi tacksamt emot tips och idéer.

Följ businessbloggen.se på twitter.

Är du ledare eller chef? Twitter kanske kan vara verktyget för dig att kommunicera din strategi, skapa teamkänsla och skapa nya kreativa idéer. Pröva!

Hur delegerar man på ett bra sätt?

Det är lätt att säga att man ska försöka delegera så mycket som möjligt. Men vi på businessbloggen förespråkar proffsighet i allting som görs och då inkluderas också naturligtvis hur man delegerar. Jag vill dela med mig av hur jag tycker att man delegerar på ett bra sätt. Mina slutsatser har jag kommit fram till genom att utgå från hur jag tycker om att få delegerade uppgifter till mig samt vad jag förväntar mig när andra gör arbete åt mig. För som alltid gäller att om du vill behandlas “proffsigt” så måste du behandla andra “proffsigt”.  Jag klottrade ner några tankar på ämnet på ett papper och punkterna som jag kom fram till, som jag ska försöka att alltid ha i åtanke när jag delegerar arbetsuppgifter, eller när jag får saker delegerade till mig (glöm aldrig att fråga i fall du känner att bilden inte är kristallklar) kan du läsa om nedan.

Bestäm dig för vad du ska delegera

Titta igenom din lista av aktiviteter och identifiera uppgifter som du snabbt kan läras ut till andra eller som kan göras av någon som redan har det som krävs.

Titta också efter uppgifter som kan göras bättre av någon annan.

Så långt som möjligt försök att delegera kompletta arbetsuppgifter. Vi mår alla bra av att se helheten i det vi gör och chanserna att du får ett arbete tillbaka som hänger ihop ökar än om du endast har delegerat enstaka uppgifter.

Hitta rätt person att delegera till

Hitta någon som kan och vill göra arbetet och som dessutom har tid. Idealet är att hitta någon som framgångsrikt har gjort liknande saker förut.

I fall du delegerar till någon som inte har gjort arbetsuppgiften förut, tänk på att det kommer att ta lite tid att lära upp denna person och du kommer att behöva kontrollera arbetet lite extra noga . Du ska tänka på att lägga på lite extra tid till deadlinen så att det finns möjligheter att korrigera om så nödvändigt. Se tiden som du lägger på denna person som en investering. Desto bättre du förklarar och lär ut desto mer tid kommer hon att spara dig. Var tålmodig och tänk på att en person som gör någonting för första gången inte kan vara lika effektiv som du.

Förklara syftet med arbetsuppgiften och vad du förväntar dig

• Varför behöver jobbet göras? Hur kommer detta att hjälpa företaget, kunden eller laget?
• Vad behöver göras?
• Vad förväntas levereras?
• När ska arbetet vara klart?
• Hålltiderna då du vill kontrollera att arbetet fortlöper
• Till vilken grad du kan bestå med information och coachning.

Acceptera bara kvalitativa resultat.

Tänk på att “finputset” ofta tar den  mesta tiden och fortfarande ändå mer tid än man tror.

I fall du får “halvfärdigt” arbete levererat försvinner ofta syftet med att delegera

Glöm inte att tacka för och belöna bra arbete

I fall någon har gjort ett bra arbete så ska den personen få veta det.

När du väl har delegerat uppgiften lite då på personen och gå inte in och kontrollera i detalj. Acceptera att alla väljer att utföra arbete på olika sätt.

Är du den du säger att du är?

Jag upplever ofta att det vi säger att vi är faktiskt är det som vi inte är.

Låt mig gå lite djupare in på det här.

När folk har ett behov att säga att de är dittan och dattan så tror jag det ofta att sanningen är raka motsatsen, inkluderat mig själv.

Jag har upptäckt att när jag försöker säga hur självsäker jag är så är det egentligen ett försök att kompensera osäkerheten jag känner för den stunden. I fall jag nu var så självsäker så skulle jag inte behöva berätta det, det skulle synas. I stället säger jag att jag är självsäker men signalerar osäkerhet. Resultatet blir brist i trovärdighet.

Jag har upptäckt att de som försöker bedyra vänlighet, oskyldighet och ett ärligt öppet sätt ofta är de som jag tycker är otrevliga och ofta sticker en kniv i ryggen på folk. Folk som säger att de är väldigt upptagna när man frågar om hjälp visar sig oftast ha gott om tid när något som tjänar deras intressen dyker upp.

Innan jag träffade mannen i mitt liv träffade jag på några som beskrev sig själv som “den snälla killen” och som senare visade sig vara ett större svin än de som påstår sig vara svin.Behöver jag säga att mannen i mitt liv aldrig har behövt tala om hur bra han är, allt han gör talar för sig. Som han agerar gör honom till den perfekta killen. Handlingar talar alltid för sig.

Jag tror jag har lyft fram min poäng. I fall du behöver skrika vem du är för att du är för rädd att världen ska se dig för den du egentligen är, då tror jag det är dags för lite självrannsakan.

Jag försöker göra det som en daglig rutin, därför att jag vet att de saker jag försöker övertala andra om att jag är ofta är de egenskaper jag saknar.

I fall människor inte kan se att jag är x, y och z då har jag uppenbarligen inte utnyttjat dessa egenskaper tillräckligt väl. Om jag någon gång i framtiden ska gå på en arbetsintervju igen är detta något jag ska bära med mig. I fall mina erfarenheter inte kan tala för sig och visa en arbetsgivare att jag är värd att anställa, då finns det INGET inget som kommer att få dem att ändra sig.

Finns det något som du påstår dig vara som du kanske inte riktigt får fram? Fundera på hur du kan visa denna egenskap. Vad kan du göra i handling som visar att du är just så?

Företag och individer som står för någonting och verkligen lever efter det kommer att tjäna på det. Om du står för någonting så kommer du att bygga förtroende och du kommer att få lättare att möta förväntningar. Om du tror på något kommer det också att bli roligare att köra ditt race därför att du har ett uppdrag, du gör något som räknas. Men ingenting är gratis.

Om du verkligen står för något så innebär det ta svåra beslut. Egentligen handlar det nog mest om vad du inte ska göra. “Vi tillverkar inte produkter som är tillverkade av barn”, vi står inte för sådana anställda som du - du är sparkad” “Jag arbetar inte för företag som ni” osv

Det är tufft att stå upp. Det är svårt att vara modig. Det är så lätt att säga till en journalist vad de egentligen vill höra, det är svårt att som chef ge någon en mycket högre lön än andra även om personen är värd det, det är svårt att stå upp för något när alla andra tycker motsatsen osv

Men det är i dessa situationer som du verkligen visar att du är att att lita på och det är det som räknas. Det är det som bygger ett starkt varumärke.

Du kan inte ändra din story bara för att du har en annan publik. Hoppsan, idag är jag på nationell TV. Hoppsan i dag vill nog de höra mig säga det här…Om du ändrar ditt budskap så riskerar du att inte längre ha några att tala till. Du förlorar dina anhängare, din publik.

Jag är många saker och det är jag övertygad om att du är också. Nedan kommer jag att visa två av alla de saker jag är och står för och som jag kommer fortsätta att vara stolt över.

Feminist: Hur kan någon säga att de inte är feminist? Vad det i grund och botten handlar om är att kvinnor ska ha samma rättigheter. Det är bara de som har en skruv lös som fortfarande anser att kvinnor inte är värda jämlikhet. Jag är sjukt trött på att höra att feminism är ett dåligt ord. Det handlar om att 50% av vår mänsklighet förtjänar att inte känna sig som en andra klassens medborgare.

Generaion Y/The millenials/whatever: Rätt till möjligheten att påverka och åstadkomma storverk? Ja. För otålig för det många skulle kalla ett fantastiskt liv? Ja. Själviskt fokuserad på min egen personliga utveckling? Japp. Miljömedveten och bekymrad för världen? Japp När jag ändå håller på så vill jag nämna optimism, passion, självförtroende, en stor portion vilja och redo att förändra.

Jag är stolt över att stämpla mig själv som ovan och det ska du också vara om du håller med. Vad identifierar du dig med och vad vill du inte definierad som?