Businessbloggen.se

Det spenderas mycket tid i möten på dagens arbetsplatser. Det gör att det är väldigt viktigt att vi gör dem så effektiva som möjligt. Att vara mötesledare är kanske inte så lätt alltid, men saken är att hur vi presterar på mötet ligger ofta till grund hur de andra på arbete uppfattar dig. Möten är nämligen den gång där alla samlas och får en insikt i hur du sköter dig. Det är därför det är så viktigt att vara professionell och se till att få fram resultat ur mötena.

Mötesplan

För att få ett framgångsrikt möte är det viktigt med planering. Först ska man alltid tänka på vad man vill ha ut av mötet, sen om man behöver ha hjälp av någon annan för att planera mötet. Sätt upp nåbara mål för mötet, de ska sedan ligga som grund för en effektiv mötesplan. Målen kommer också att bestämma vad det är ni måste fokusera på, mötes agendan och mötesdeltagarna.

Behöver ni ha ett möte?

Det här är en fråga som fler borde ställa sig innan de går in i Outlookens kalender och börjar boka in folk. När man har gjort klart mötesplanen så fundera en extra gång om det verkligen är ett möte som är det bästa sättet att lösa problemet. Det kanske går att maila ta det på telefon eller en web konferens. Tänk att själva mötet i sig måste bidra med något för att man ens ska ha det och inte att det bara är smidigt för dig.

Se till att det är rätt personer på mötet

Hör med alla deltagande att de kan vara med på mötet. Om det är så att någon inte kan deltaga då är det bättre att skjuta upp det än att hålla mötet utan de kritiska mötesdeltagarna. Skulle det vara att någon har ersatt den kritiska deltagaren, se då till att hon har befogenhet att fatta det nödvändiga besluten som behöver tas, annars skjut upp mötet.

Distribuera och gå igenom materialet innan mötet

Har ni varit med om att när ni har kommit till mötet har ni fått en hel lunta med papper och presentationer? Det tror jag att de flesta av oss har varit med om och alla vet att det betyder att det blir någon typ av gruppläsningen, knappast det bästa sättet att nå ett bra mötesresultat. Se till att ha alla papper, grafer, ekonomiska siffror och vad det nu kan vara klart och distribuerat senast 48 timmar innan mötet. De seriösa deltagarna i mötet kommer då ha läst igenom materialet och det kommer vara en nyckel för att mötet ska lyckas. En annan sak som också är bra att skicka ut i förväg är protokollet från det förra mötet.

Initiera mötet på ett effektivt sätt

Börja med att säga vad du förväntar dig av att ni ska komma fram till, även om det förhoppningsvis framgår av materialet du har skickat ut så är det ändå bra att börja med. En väldigt viktigt punkt att ta upp är också hur mycket tid ni har på er, kanske inte bara totalt men också ungefär hur lång tid du förväntar dig att varje punkt på din agenda förväntas att ta. Det kommer hjälpa deltagarna att vara effektiva och fokuserade.

Använd materialet

Har du skickat ut material i förväg så då till att det används under mötet, för det kommer leda till att deltagarna kommer att börja spendera mer tid med materialet innan mötena i fortsättningen.  Att man är noga med att skicka ut information innan mötet är också ett bevis på din förberedningsförmåga och ledarskap.

Ge alla deltagare en uppgift

Det är alltid några som sitter tyst på mötena sen finns det dem som ska synas och höras mest oavsett vad frågan gäller. Men det är viktigt att alla får en uppgift att göra istället för att det slutar med att ett fåtal av deltagarna får på sig allting. Man får mer uträttat om hela laget arbetar tillsammans och det kommer göra dem mer delaktiga i mötet.

Gör en uppföljningsplan

En av de absolut viktigaste sakerna med ett möte är att alla mötesdeltagare ska ha glasklart för sig:

• Vad den ska göra?
• När ska det vara klart?
• Vad räknas som att hennes del är klar?
• Att hon ska hålla en kort sammanfattning på nästa möte över vad hon har gjort

Skicka ut mötesprotokollet

Skicka ut din sammanfattning / protokoll tillsammans med vad alla ska göra inom 24 timmar. Deltagarna kommer vara mest effektiva om de börjar med det som de ska göra så fort som möjligt eftersom de har det fräscht i huvudet. En försening i utskicket skadar ditt resultat eftersom de flesta väntar på en summering innan de drar igång med att tackla sina åtaganden.

Jag tror att det finns väldigt mycket att hämta i effektivare möten för alla. Men om det är du som håller i mötet och följer de här punkterna så lovar jag att du kommer uppfattas som väldigt proffesionell och seriös.

Vi hamnar alla i perioder då vi har mindre att göra. Speciellt nu när det är sämre tider är det många som inte är fullt lika upptagna som när det investerades för fullt. Det är helt enkelt så att det ibland kommer lugnare perioder på våra arbeten. Du har fullbordat alla dina projekt och har således lite extra tid till ditt förfogande, vad gör du?

I fall du som de flesta andra är anställd 8-17 snarare än för specifika arbetsuppgifter  så är det knappast ett alternativ att packa ihop dina grejor, gå hem och ta till vara på lite av allt det underbara som livet har att erbjuda.  Men bara före det hoppas jag att du inte faller i fällan och spenderar tiden med att surfa fram de senaste nöjesnyheterna och mailar kommentarer angående dessa fram och tillbaka till dina vänner. Gör någonting vettigt med din tid i stället. Om du vill få ett försprång gentemot dina konkurrenter är det bara att sätta i gång med att förslagsvis utnyttja din tid till något utav följande.

Läs på vad som händer inom ditt område. I fall du ska vara/bli bäst inom ditt område måste du hänga med i utvecklingen. I dag innehåller nätet det mesta. Börja med att sök på google med nyckelord som matchar din proffesion eller det du vill/behöver lära dig mer om.

Lär dig ny mjukvara. Vi kan både bli mer professionella och effektivare genom att utnyttja all den teknik som i dag finns tillgänglig. Jag har varit med om gånger då jag har snabbt tvingats till att lära mig nya program utan att få tillgång till träning. Att för en gångs skull få tid över till att lära sig ny mjukvara bör tas tillvara. Din chef kommer att uppfatta dig som proaktiv och du kommer att veta hur du ska använda mjukvaran om du skulle få användning för den i framtiden. När man väl lär sig någonting visar det sig dessutom ofta att man kan ha användning för det direkt. Dessutom är denna typ av kunskap aldrig fel att kunna skriva in i ditt CV.

Skapa nya projekt. I fall du har kommit över något intressant när du gjorde punkt ett kan du gott och väl göra något vettigt utav det. Kom ihåg att strategi är utförande. Så kavla upp ärmarna och tillför ditt företag värde som de inte har räknat med.

Börja bekanta dig med olika sorters social media. Nu är det säkert många som höjer på ögonbrynen och inte håller med om att detta är en bra idé. Men jag håller faktiskt inte med de som anser att dessa sidor endast är för underhållning och slöseri med tid. Ni anar inte hur mycket information jag har fått den senaste tiden enbart genom dessa sidor (först och främst twitter). Exempelvis hur man för en nätkampanj, nya affärsidéer mm. Tro mina ord när jag säger att social media kommer att få mer och mer utrymme även i arbetslivet i fortsättningen.

Skriv en artikel. Jag vet att alla kanske inte delar min kärlek för det skrivna ordet men det går inte att förneka att du alltid har en fördel om du kan uttrycka dig tydligt och professionellt i affärssammanhang. Ta till vara på din extra tid genom att utveckla dina skrivfärdigheter.  Du kan skriva om dina åsikter kring olika affärskoncept, senaste nyheterna mm. Du kan behålla dina artiklar för dig själv eller dela dem med resten av världen.

De kunskaper och insikter du förvärvar under de lite mer lugna perioderna kan ge dig ett försprång gentemot andra på marknaden. Detta försprång får du däremot inte om du surfar bort tiden.

Generation Y kommer att förändra din arbetsplats vare sig du vill eller inte

I USA är förvandlingen redan på allas läppar och I Sverige börjar generation Y bli det heta samtalsämnet bland konsulter, HR, och professionella talangjägare. Generation Y förknippas med 80-talisterna, men egentligen har det ingenting med ålder att göra utan det är ett sätt att tänka och det handlar om att anpassa sig.

Vad vi i generation Y främst har tagit lärdom av från våra sönderstressade föräldrar är vikten av livskvalitet och balans mellan yrkesliv och privatliv.  Nu är vi här, folk lyssnar på oss och vi är redo att förändra. Jag har funderat lite och jag tror att det är så här vi kommer att göra det.

1)      Vi kommer bara att hålla produktiva möten

Möten är viktiga, ibland. Ett bra möte ska få alla att tills samma ruta och motivera till att få jobbet gjort. Det är sällan det ska behöva ta mer än 30 minuter. Effektivitet kommer att bli spelets viktigaste regel om generation Y får bestämma. Det ena mötet efter det andra som drar över tiden utan att komma fram till något bromsar produktivitet och motverkar kreativitet, det som egentligen ett möte ska främja. När Generation Y bestämmer kommer onödiga möten som drar över tiden inte att tillåtas.

2)      Arbetsdagen kommer att förkortas

En arbetsdag är åtta timmar, sägs det i alla fall. Är det inte konstigt att vilket jobb vi än talar om så tar det alltid exakt 8 timmar att utföra? En vanlig arbetsdag för de flesta av oss om man väger in lunch, kafferast, raster, växling mellan olika uppgifter är åtminstone tio timmar. Men hur många timmar av arbetsdagen spenderas på faktiskt arbete? Jag skulle uppskatta att ungefär halva dagen går till faktiskt arbete. För att verkligen balansera arbetet med livet så kan du inte hålla på att slösa bort en massa tid på kontoret. Det här är generation medvetna om. Jag skulle vilja säga att vi är produktivitetsmaskiner. Vi kommer att lista ut ett sätt att göra samma arbete på 6 timmar som den genomsnittlige arbetaren i den äldre generationen gör på 7.

3)      Vi kommer att återinföra administrativa assistenter

Det var inte så längesen som nästan var och en hade en sekreterare. I dag så måste du nästan vara CEO för att få ha en sekreterare. Förvisso sparar det företaget en massa pengar men generation kommer nog att ha svårt att acceptera det. Vi vet värdet av tid. Två extra timmar per dag som vi inte behöver spendera på att fylla i och skriva under papper adderar upp till 500 timmar per år som vi i ställe kan spendera med familj och vänner. Generation Y är beredd att at ur sin egen ficka för att finansiera att deltidsjobb eller en virtuell assistent.

4)      Att pensionera sig kommer att få en helt ny dimension

Pensionering som vi känner till den i dag kommer att dö. Generation Y kommer att skapa en ny definition genom att ta små “minipensioneringar” i stället för att kalla det att vi kastar in handduken. När vi är 20 + kanske vi väljer att ta ledigt några månader för att resa runt jorden. Sen när våra barn växer upp tar vi ett år ledigt för att njuta av tiden med dem. Sen går vi tillbaka till arbetet, pånyttfödd och redo att ta tag i saker. När vi når 65 så kommer det att motsvara 45 och vi har ytterligare ett antal år som vi kan bidra innan vi för gott kastar in.

5)      Vi kommer att söka oss mentorer.

Det är bara att erkänna att vi är besatta av personlig utveckling och karriär. Vi förstår vikten av mentorer och vi hittar dem. Enda problemet är att den äldre generationen själva inte har arbetat i samma utsträckning med mentorer och vet kanske inte alltid vad det handlar om. Generation Y har dock lärt sig hur man delar med sig till andra av sina erfarenheter. Vi kommer att försöka lära den äldre generationen om teknologier och makten som ligger in nätverk på nätet och de kommer att tacka genom att guida oss genom den galna kontorspolitiken som finns överallt.

6)      Vi kommer att återinföra respekt till HR-avdelningarna.

Det känns om att HR-avdelningar inte får den respekt och utrymme de förtjänar. Först och främst syftar jag på den strategiska biten. Generation Y har förstått vad det verkligen handlar om när man säger att de anställda är ett företags viktigaste tillgång. Det kanske inte alltid är direkt mätbart och det kanske inte alltid är det lättaste att se hur det påverkar resultaträkningen att ha glada och motiverade anställda men sanningen är den att det sistnämnda är det som skapar framgångsrika organisationer. HR är inte ett kostnadscenter, den är fundamental för företagets nedersta rad.

7)      Vi kommer att rekrytera baserat på känslomässig intelligens.

På något sätt har det kommit att bli som så att om du har levererat din uppgifter på ett bra sätt och varit ett visst antal år i företaget så är du redo att bli chef. Det är helt fel. Endast ålder och erfarenhet gör ingen bra ledare. Sociala färdigheter, förmågan att ta folk och mod är det som fört och främst gör en bra ledare. Detta har generaiton Y förstått. När det blir vår tur att rekrytera så kommer vi endast att tillsätta personer på ledarpositioner som faktiskt har förmågan att leda och inte befordra någon bara för att de har varit lojala i tio år. Det viktigaste för chefer ska vara att hjälpa och utveckla andra. I fall du inte klarar av och är bra på att hjälpa andra så förtjänar du inte att bli befordrad till chef. Därmed inte sagt att du inte förtjänar en högre lön.

8)      Vi kommer att återinföra utvärderingsprogram.

Det fungerar inte att endast ha utvecklingssamtal en eller två gånger per år. Vår generation vill ha regelbunden feedback i syfte att utvecklas och prestera bättre. De smartaste företagen kommer att träna sina chefer i att ge kontinuerlig feedback.