Businessbloggen.se

En av dina anställda kommer till dig för att utbyggnaden av den nya webbaserade produkten hon förvaltar ligger efter tidsplanen. Alla prototyper har skapats och beta testas, men hon har problem med att få den slutliga lösningen på plats. Tidsgränsen för projektet har förskjutits och förskjutits, och inga påminnelser hjälper för att få projektet klart.

Som hennes chef, vad ska du göra? Om din första instinkt är att föreslå en lösning, tänk igen.

Att erbjuda sina anställda ett svar på deras problem kan ofta vara det mest effektiva sättet att få saker gjorda. Men då är den kortsiktiga vinsten i skuggan av långsiktiga kostnader. Genom att ta den snabba vägen hindrar du din anställdas utveckling. Om din medarbetare ställs inför ett problem kan du svara på ett sätt som kommer att tillföra mycket mer värde. Nämligen att ställa de rätta frågorna och på så sätt hjälpa henne att hitta den bästa lösningen själv. Jag talar inte om bara några simpla frågor, utan frågor som inspirerar folk att tänka i nya banor, utöka sitt sortiment av vision, och ge dem möjlighet att bidra mer till organisationen.

Här finns en ram för att ställa de rätta frågorna vid rätt tillfälle för att skapa klarhet och enighet till dina anställda.

Nu har Sommar på P1 dragit igång för året. Först ut vara Ingvar Kamprad och han berättade först och främst om sitt liv och IKEA men kom också med ett antal ledarskapstips. Hämta hem hans sommarprat här.

Det kan bara vara EN person som är ansvarig

Ingvar har försökt ett antal gånger att peka med flera fingrar samtidigt men det har misslyckats varje gång. Han menar att man måste utse endast en person som ansvarig. Om denn är en utmärkt ledare kommer den att få hela gruppen att delta i arbetet. Risken om man pekar på flera personer är att ingen tar bollen. Om du är ledare, tänk på att markera vem som äger vilken fråga.

Led genom exempel

Det enda sättet att få sina medarbetare att hålla nere på kostnader är att göra det själv. “Varför skulle mina anställda inte åka i business class om jag gör det?” Du kan inte förvänta dig något av dina medarbetare som du inte gör och står för själv. Bra ledarskap är att vara en förebild.

Se till att omge dig med folk som kompletterar dina svaga sidor

Ingvar hävdar att han har världens sämsta organisationsegenskaper (något jag har väldigt svårt att tro på) och har därför sett till att ha folk omkring sig som har ansvarat för den biten. Se inte personer som besitter egenskaper som du själv saknar som ett hot utan snarare som ett komplement

Lär av misstagen

Alla gör misstag och Ingvar hävdar att han har gjort väldigt många genom åren. Men det viktiga är att lära av sina misstag något som han verkar ha gjort.  Han sålde pennor när han var yngre och då la han alla ägg i samma korg vilket blev förädande. Detta har inte skett igen utan han har sett till att ha en stor ekoomisk trygghet vid varje investering. NÄr något går snett, reflektera över hur du hade kunnat ha gjort det bättre och gör på det sättet nästa gång.

Är du chef?

I så fall är en del utav ditt jobb att leda och utveckla människor. Du ska se till att jobb blir gjort genom andra människor. Du har ett ansvar att se till att din grupp trivs, har kul och gör ett bra jobb tillsammans. Du ska också utvärdera de människor du är chef över och se till att de får den lön de har förtjänat och om deras kvalitéer visar på att de är redo för en ny position är det ditt ansvar att se till att de hamnar rätt. De människor du har ansvar för spenderar halva sin vakna tid på sin arbetsplats och det är din förbannade rätt att bry dig om dem och säkerhetsställa att de utvecklas och mår bra. Det är ju halva deras liv du mer eller mindre styr över. Du ska även fatta de beslut som dessa människor inte har mandat att fatta själva så att de kan få vidare i sitt arbete.

Missförstå mig inte, i slutändan är vi alla ansvariga för oss själva. Om du inte är en bra chef så är det dina individers ansvar att byta jobb eller ryta ifrån. Vi har alla det yttersta ansvaret över oss själva. Men du vill väl inte att duktigt folk ska sluta?

Lektion nummer 1 och den enda i dag: VAR PÅ PLATS OCH VISA DIG!

Det ska inte vara ett speciellt tillfälle bara för att du som chef råkar vara på plats. Hur ska du få en äkta bild över arbetssituationen om folk känner att de måste göra sig till och visa sig från sin allra bästa sida eftersom du kommer på studiebesök.

Många chefer dyker bara upp när de har nyheter att förmedla. Detta ökar stressnivån hos dina anställda eftersom stressnivån tenderar att gå upp när man vet att det är förändringar på gång, I fall du är på plats ofta skapar du ett behagligare klimat.

I fall du är på plats ofta så underlättar det kommunikationen till dina anställda. Du får fler tillfällen att verkligen förklara vad som är viktigt och varför. Fler stunder kommer att uppstå då du kan lära känna och förstå dina anställda. Du kommer att få en bra bild över vad folk gör bra och mindre bra och sannolikheten att upptäcka problem innan de har hunnit utveckla sig till elakartade tumörer ökar drastiskt.

I sporter utser man en lagledare. Den som blir lagledare blir ofta det eftersom hon har en förmåga att få med sig de andra spelarna i laget. Och i fall tränaren skulle haft fel när han utsåg henne så blir hon förmodligen inte lagledare så länge. Om inte lagledaren dyker upp på träningstillfällena och matcherna, om hon inte har en känsla för stämningen i lager och hur de andra känner, kan hon inte göra ett bra jobb. Så är det bara. Det samma gäller dig som chef.

Visa dig, var på plats!

Klarar du det är mer än halva jobbet gjort.

Om man vill gå vidare mot en annan tjänst, bli befordrad helt enkelt, hur gör man?
Man börjar med att göra ett bra jobb såklart. Men jag har funderat lite och surfat omkring och hittat en hel del bra tips som man faktiskt kan göra själv för att hjälpa de som beslutar på vägen. I fall ni har ytterligare tips så kommentera gärna.

Visa dem vad du faktiskt har gjort
Förbered dokumentation som faktiskt visar vad du har åstadkommit och vilka idéer du har bidragit med. I fall din chef inte kan ta beslut själv i lönefrågor och annat så är detta också en hjälp för henne i hennes argumentation. Var noga med att efter varje avslutad uppgift/projekt/idé skriva ner för dig själv vad du har bidragit med. Det är lätt att glömma när tiden går…

Fråga efter mer ansvar
Genom att visa på att du är beredd att ta mer ansvar så visar du att du inte bara är ute efter ett fetare kontor och en högre lön. I fall din chef inte är redo att sätta dig i en ny position så är det här ett sätt att gradvis få mer och mer ansvar. Var bara noga med att se till att din lön matchar med ditt nya ansvar i fall dina uppgifter efter ett tag inte matchar med din arbetsbeskrivning.

Skapa dig ditt eget arbete
I fall du känner att dina kvalitéer är bättre lämpade för andra uppgifter och du kan argumentera för att det behövs en sådan position så skapa dig en ny position. I fall det inte skulle gå vägen så visar du i alla fall att du är kreativ och redo att gå vidare

Passa på att prata med din chef vid en informell tillställning
Folk tenderar att vara mer avslappnade och tillmötesgående när de inte är stressade och upptagna. Passa därför på att ta upp ämnet när du träffar din chef utanför jobbet. Det kan vara på en after work, företagspicknick eller vad som helst men lägg samtalet på rätt nivå. Börja på en lagom nivå och backa tillbaka om det verkar som att hon inte uppskattar samtalet.

Boka en ordentlig tid för ändamålet
I fall du ska ta upp ämnet på kontorstid är det ingen bra idé att ta det i förbifarten. Då riskerar du att inte få din chefs fulla uppmärksamhet och dessutom kanske hon är stressad och upptagen.  Försök så långt som möjligt undivka att avslöja meningen med mötet. Ett privat möte visar att du menar allvar.

Var inte för blyg för att skryta lite grann
Det är okej att skryta lite så länge det inte låter som att man skryter. Det är inget fel med att påminna din chef om de bra saker du faktiskt har gjort som han kanske har glömt. Att säga att du har gjort det, det och det och att det minnsan har lett till det, det och det är toppen. Men att säga att du är den bästa revisorn som finns i företaget är lite mindre övertalande. Glöm heller inte att det här handlar om dig så koncentrerar dig på dina positiva sidor och inte på andras negativa.

Hota och kräv inte
Var försiktigt med att inte få din förfrågan att låte som ett krav. Hota inte med att lämna företaget i fall du inte får som du vill. I fall du har blivit erbjuden ett annat jobb någon annanstans så ska du inte använda det som ett vapen till att få ett bättre kontrakt där du är nu. I fall du gör det kan det skada ditt rykte på bägge ställen. Kom i håg att hålla dig lugn även om du är less på ditt nuvarande arbete.

Se till att skaffa dig vänner högre upp
Det är en bra idé att prata med någon annan med inflytande som är beredd att backa upp dig innan du ber om befordran. Detta ger dig också fördelen att få en känsla av vad det finns för tänkbart jobb du kan göra så att du är säker på att det är det du vill. Efter du har fått en befordran gör detta också att du har någon att vända dig till om råd.

Var enastående
Sist men inte minst, handling väger tyngre än ord. Det bästa sättet att visa att du förtjänar en befordran är att verkligen skina där du befinner dig nu. Var också noga med att se till att du hjälper till att utveckla andra. Detta visar att du är redo att ta dig an en ledarroll samtidigt som du inte kan få följande citat kastat i ansiktet “Ledsen men jag har verkligen inte råd att förlora dig”

Till sist vill jag lägga till att ench chef är a och o. Upplever du inte att du har en stöttande chef som är beredd att hjälpa dig vidare i din karriär så kanske det är bättre att söka sig någon annanstans.

KOMMUNIKATION och FOKUS är viktiga ord för mig. Med dessa två kan du åstadkomma mycket, både som individ och ledare. Nedan kommer lite lösa tankar kring dessa två ord. Hoppas ni kan hitta inspiration och ett sammanhang i dem. Kommentera gärna med era tankar kring ämnet.

FOKUS

Vad är viktigt? Vad måste jag ha fokus på idag?

Nu gäller det att jag fokuserar på vad han har att säga

Fokusera nu på att få det här klart

Fokusera nu på att limma den här bollen kring flagg, resen kan du tänka på sen

Fokuserar du på det du läser nu?

Är du en chef eller ledare? Ställ dig följande fråga.

1) Fokuserar och pratar dina medarbetare om de mest viktiga sakerna, de objektiv som kommer att hjälpa er att nå era mål?

Om de inte gör det, vad beror det på? Som ledare har du en möjlighet att skapa en kommunikation som tar er framåt.

Här kommer en ännu mer utmanande fråga.

2) Vet du vad du vill att folk ska prata och fundera kring?

I fall du inte kan svara på den frågan är den första ganska meningslös.

Jag inbillar mig att dessa frågor är ganska fundamentala. Om jag ska leda andra mot ett mål måste ju både jag och de veta vilket målet är. Inga tveksamheter får finnas. Och sedan?

Det man tänker och gör blir man. Om anställda hela tiden gör och resonerar kring målet så kommer de att nå dit. Men ibland tror jag det är lätt att tappa fokus. Vad ska jag prioritera? Vad är viktigt?

Här kommer en liten övning, något som jag har funderat kring de senaste veckorna och som jag hoppas kan inspirera er till att sätta fokus på det som är viktigt och bli bättre på att kommunicera det.

1)      Bestäm den viktigaste frågan, utmaningen eller målet som ert team står inför,

2)      Gör det till budskapet för dagen

3)      Hitta sätt att kommunicera och dela med dig av det budskapet flera gånger per dag.

Jag bara älskar det här inlägget, getting serious about your meeting problem, av Seth Godin.

Hur många möten har du inte suttit på då du önskar att du hade varit någon annanstans?

Seth föreslår bland annat att man ska lämna mötet om man inte tillför värde. Vi klagar ofta hur möten snor vår värdefulla tid men jag har aldrig tidigare hört någon som funderat över värdet hon tillför mötet. Just den tanken har kraften att förändra mycket. Vad kan faktiskt jag bidra med? För så länge vi rycker på axlarna som hjälplösa offer kommer inte mycket att förändras. Sanningen är att vi inte är hjälplösa utan jag är övertygad om att vi faktiskt kan förändra mycket mer än vi tror. Det handlar om vilja och det handlar om mod. Mod att våga pröva något nytt och mod att våga gå emot det som alltid gjorts. Mod att våga resa sig upp och lämna ett möte.

I fall du inte tycker om en kultur måste du helt enkelt förändra den. Var förändringen som du vill se.

Nästa gång du känner att du inte tillför ett möte värde, res dig upp och gå därifrån.

Jag rekommenderar er starkt att läsa Seths samtliga nio rekommendationer.

Ps Ett tips är att ta dem seriöst Ds

Ingen har missat att social media tar allt större plats. Många säger att det är framtiden. Twitter har funnits i mina tankar ett tag. Är detta något jag bör pröva? Kan detta vara något för businessbloggen? Jag har frågat runt lite hur ledare (vi skriver mycket om ledarskap) kan utnyttja twitter och här kommer sammanfattningen

1)Dela tankar

2) Dela reflektioner

3) Dela citat som inrpirerar

4)Dela med sig av erfarenheter

5)Hjälpa människor fokusera på strategi och målsättningar

6) Ställa en reflekterande fråga

7)Hjälpa till att bygga en gemenskap

8)Skapa teamkänsla i ditt team

9) fråga efter och få feedback

10) hålla koll på konkurrenterna och på vad som händer inom ditt område

11) Öva på att konkretisera ditt tänkande och kommunicera det

12) Stimulera kreatvitet

Hm…många av punkterna ovan för mig är utmärkta exempel på kommunikation, ledarkskap och få människor att känna sig delaktiga på ett lättsamt sätt.

Även om jag har varit frågande till twitter kanske det är något bra. Businessbloggen.se hävdar dessutom att det alltid är värdefullt att pröva nya saker och hänga med. Vi har därför beslutat att gå in i denna intressanta värld och utforska dess möjligheter. Att utforska möjligheter är ju trots allt en del av framgång. Vi lovar såklart att dela med oss av vad vi lär oss under resan. Eftersom vi är ny i twittersvängen så tar vi tacksamt emot tips och idéer.

Följ businessbloggen.se på twitter.

Är du ledare eller chef? Twitter kanske kan vara verktyget för dig att kommunicera din strategi, skapa teamkänsla och skapa nya kreativa idéer. Pröva!

Detta blogginlägg kommer  både att handla om ledarskap och vikten av att tro på sig själv. Ni kommer att få se ett klipp med Susan Boyle. Jag vet inte hur ni kommer att reagera men jag grät under tiden jag såg klippet.

Se klippet innan ni läser vidare. Tro mig, ni kommer att bli inspirerade. Se hela klippet!

Vad har ledare att lära av detta? Vi styrs oerhört mycket av förutfattade meningar. Vi måste försöka släppa detta för att på så sätt släppa fram gömda talanger och framgångskällor.

På grund av Susans utseende kan man anta att många i publiken, inklusive juryn, inte hade så höga förväntningar på henne. Det var anledningen till att hon aldrig tidigare hade fått chansen.

Jag tror att de förväntningar vi har på andra ofta är vad som kommer att bli sanning.

Vad har du för förväntningar på andra och vad baserar du dem på? Gör det här till en övning de närmsta dagarna. Lär dig se potential.

En annan tanke slog mig. Varför inte göra en talangjakt inom ditt företag? Tänk på ett tema och låt anställda anmäla sig. Vem vet, kanske det dyker upp några gömda förmågor. Om inte annat skulle det vara ett sätt att få reda på anställdas åsikter och tankar. Företag byggs ju utav de anställda och att sätta dem i fokus är alltid det viktigaste. Varför inte?

Hur delegerar man på ett bra sätt?

Det är lätt att säga att man ska försöka delegera så mycket som möjligt. Men vi på businessbloggen förespråkar proffsighet i allting som görs och då inkluderas också naturligtvis hur man delegerar. Jag vill dela med mig av hur jag tycker att man delegerar på ett bra sätt. Mina slutsatser har jag kommit fram till genom att utgå från hur jag tycker om att få delegerade uppgifter till mig samt vad jag förväntar mig när andra gör arbete åt mig. För som alltid gäller att om du vill behandlas “proffsigt” så måste du behandla andra “proffsigt”.  Jag klottrade ner några tankar på ämnet på ett papper och punkterna som jag kom fram till, som jag ska försöka att alltid ha i åtanke när jag delegerar arbetsuppgifter, eller när jag får saker delegerade till mig (glöm aldrig att fråga i fall du känner att bilden inte är kristallklar) kan du läsa om nedan.

Bestäm dig för vad du ska delegera

Titta igenom din lista av aktiviteter och identifiera uppgifter som du snabbt kan läras ut till andra eller som kan göras av någon som redan har det som krävs.

Titta också efter uppgifter som kan göras bättre av någon annan.

Så långt som möjligt försök att delegera kompletta arbetsuppgifter. Vi mår alla bra av att se helheten i det vi gör och chanserna att du får ett arbete tillbaka som hänger ihop ökar än om du endast har delegerat enstaka uppgifter.

Hitta rätt person att delegera till

Hitta någon som kan och vill göra arbetet och som dessutom har tid. Idealet är att hitta någon som framgångsrikt har gjort liknande saker förut.

I fall du delegerar till någon som inte har gjort arbetsuppgiften förut, tänk på att det kommer att ta lite tid att lära upp denna person och du kommer att behöva kontrollera arbetet lite extra noga . Du ska tänka på att lägga på lite extra tid till deadlinen så att det finns möjligheter att korrigera om så nödvändigt. Se tiden som du lägger på denna person som en investering. Desto bättre du förklarar och lär ut desto mer tid kommer hon att spara dig. Var tålmodig och tänk på att en person som gör någonting för första gången inte kan vara lika effektiv som du.

Förklara syftet med arbetsuppgiften och vad du förväntar dig

• Varför behöver jobbet göras? Hur kommer detta att hjälpa företaget, kunden eller laget?
• Vad behöver göras?
• Vad förväntas levereras?
• När ska arbetet vara klart?
• Hålltiderna då du vill kontrollera att arbetet fortlöper
• Till vilken grad du kan bestå med information och coachning.

Acceptera bara kvalitativa resultat.

Tänk på att “finputset” ofta tar den  mesta tiden och fortfarande ändå mer tid än man tror.

I fall du får “halvfärdigt” arbete levererat försvinner ofta syftet med att delegera

Glöm inte att tacka för och belöna bra arbete

I fall någon har gjort ett bra arbete så ska den personen få veta det.

När du väl har delegerat uppgiften lite då på personen och gå inte in och kontrollera i detalj. Acceptera att alla väljer att utföra arbete på olika sätt.

När Obama fortfarande “bara” var presidentkandidat fick han en fråga av CBS om vilken bok förutom bibeln han skulle ta med sig till vita huset. Svaret var boken “Team of Rivals” av Doris Kearns Goodwin som handlar om Abraham Lincolns ledarskap under det amerikanska inbördeskriget. Det visade sig sedan när Obama hade blivit president att han skulle göra precis som Lincoln gjorde nämligen att skapa ett lag av hans mest kompetenta rivaler, människor som inte var rädda för att gå in i konflikt med honom och som själva var säkra på sina ledarskapsförmågor. Hillary Clinton, Joe Biden och Robert Gates räknas alla som några av hans värsta konkurrenter och de finns fler. Men det man ska komma ihåg är att det inte handlar om att tillsätta sina konkurrenter utan att tillsätta den bästa och mest kompetenta personen för arbetet.

Ett problem som kan uppstå är dock att det är få debatter som kommer leda till enighet, vilket gör att det faller på dig som chef att fälla beslutet och det är få som vågar Ett exempel ur boken är att Lincoln lät sitt kabinett diskutera om och när man skulle sluta med slaveriet, debatten pågick i flera månader tills att Lincoln sa till kabinettet att de inte längre behövde diskutera frågan eftersom han hade bestämt sig för att slaveriet skulle avskaffas. Nu ville han istället att de skulle diskutera om hur hans beslut skulle implementeras och när den bästa timingen var. Så trotts att många medlemmar i kabinettet som inte höll med om hans beslut kändes det ändå som att deras röst hade blivit hörda.

Alla ledare har dock brister så även Lincoln. Hans kom ut ur en av hans styrkor nämligen att han tyckte om människor och ville inte skada dem. Han ville alltid ge alla två eller till och med tre chanser. Det skulle visa sig var ett stort misstag. George McClellan som var chef över “Union Army” i början på kriget hade visat sig vara både olydig och narcissistisk men Lincoln lät honom sitta kvar eftersom han var orolig över sin kompetens i militär krigsföring. Han lät McClellan sitta kvar och de förlorade ett stort slag och många tusen dog.

Att anställa sin mest kompetenta konkurrent kräver sin man eller kvinna! Är du den mannen eller kvinnan?